Деловые переговоры – одна из важнейших составляющих многих профессий. Растерялись и попали впросак? Правила телефонного этикета подскажут, как сосредоточиться и не оказаться в глупой ситуации.
Прежде чем звонить кому-либо, сформулируйте для себя цель звонка, иначе вам не удастся донести до собеседника вашу мысль четко.
Правила этикета
Существует три главных условия успешного ведения разговора. Во-первых, следует представиться, назвать должность и компанию. Во-вторых, общаться вежливо и внимательно слушать собеседника. И в-третьих, говорить по существу и постараться сделать разговор четким и информативным.
Излагайте мысли лаконично. Прежде чем звонить кому-либо, сформулируйте для себя цель звонка, иначе вам не удастся донести до собеседника вашу мысль четко. Ни в коем случае не читайте речь по бумажке, но продумать линию разговора все же стоит заранее, чтобы держать инициативу в своих руках и быть уверенным в себе. Не тараторьте, но и не делайте длительных пауз в речи. Называйте собеседника по имени – это делает его более внимательным к разговору и способствует взаимопониманию сторон, ведь любому человеку приятно слышать свое имя.
Не затягивайте разговор. Время – ограниченный ресурс для любого профессионала, поэтому уважайте собеседника и экономьте его время. Не начинайте разговор со слов: «Добрый день, как ваши дела?», поскольку эта фраза означает приглашение к длительному общению. Вопрос «Вы заняты?» предполагает утвердительный ответ, поэтому сформулируйте его так: «Сможете уделить мне минутку?» или «У вас есть возможность поговорить со мной?».
Визуализируйте речь. Главная особенность телефонного разговора заключается в том, что собеседники не видят друг друга. Поэтому для того чтобы достигнуть взаимопонимания, не достаточно говорить только внятно и доходчиво, важно использовать и образные возможности речи. Не пренебрегайте метафорами, сравнениями и эпитетами.
Подведите итоги беседы. Как только вам удалось достигнуть цели, сразу заканчивайте разговор, не забыв повторить собеседнику итоги, которых вы достигли в процессе беседы.
Как правильно сидеть?
Поза существенно влияет на ваш психологический настрой во время переговоров. Набирая телефонный номер, распрямите плечи и спину, устройтесь поудобнее – подготовьте себя к конструктивному деловому разговору. Закиньте ногу на ногу, если хотите чувствовать себя более расслабленно. Ни в коем случае не сидите, опустив голову и плечи – психологи утверждают, что это поза человека, заведомо настроенного на неудачный разговор.
Как перестать волноваться?
Если во время переговоров, вы почувствовали, что теряете над собой контроль, то встаньте и пройдитесь. Это поможет вам сконцентрироваться и оценить ситуацию. Сосредоточьтесь на дыхании, сделайте пару вздохов для восстановления дыхания. Когда эмоции начинают завладевать вами, психологи советуют покрутить в руках какой-нибудь предмет вроде мягкой игрушки и мелкого сувенира, которые всегда стоят на любом рабочем столе.
Как не вспылить?
Чувствуете агрессию, режьте ножницами бумагу или рисуйте каракули в блокноте. Если злоба не прекращается, сломайте карандаш или займитесь физическим трудом, например, поднимите и опустите стул. Как правило, перевод негативной энергии в физическую активность сразу помогает вернуться к спокойному состоянию.
Как сконцентрироваться?
Вникайте в каждое слово собеседника, старайтесь мысленно проговаривать его фразы, это поможет вам сосредоточится на общении.
Фото: vesti.ru
