С 1 июля повсеместно введён в обращение электронный больничный лист, в начале следующего года ожидается перевод в электронный вид и трудовых книжек. Rjob выяснил, какие ещё документы можно хранить в электронном формате, как будет происходить работа после полного перехода на электронный документооборот в кадрах и как к этому относятся сами кадровики.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Пока о полном переходе на электронный документооборот в кадрах можно только мечтать, потому что ещё много документов о сотрудниках (например, трудовые книжки и личные дела) по-прежнему существует только в бумажном виде. Перевести их в электронный формат можно, но они не будет иметь юридической силы. Кроме того, в бумажном виде пока требуется хранить и вести все документы, требующие подписи работника, например, книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Но в электронном виде уже:
- сдают отчётность в пенсионный фонд, фонд социального страхования и Росстат;
- заключают трудовой договор о дистанционной работе в соответствии со статьями 312.1, 312.2, 312.5 Трудового кодекса Российской Федерации;
- оформляют больничные листки и автоматизированно передают их в фонд социального страхования;
ведут журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним и журнал учёта приказов о приёме на работу. Но эти два документа хранятся 75 лет, поэтому на практике их обычно ведут в электронном виде и периодически распечатывают.
Трудовой договор
Трудовой договор – один из кадровых документов, на которых ставятся личные подписи сотрудника и руководителя компании, а значит перевести его в электронный формат пока невозможно. Но есть одно исключение. Статья 312.2 Трудового кодекса РФ гласит, что с удалёнными сотрудниками, работающими дистанционно, возможен обмен электронными версиями соответствующего трудового договора. При этом обмен «макулатурой» всё-таки необходим: работодатель должен выслать сотруднику бумажный экземпляр договора по почте в течение трёх дней с момента заключения, а сотрудник, в свою очередь, обязан переслать заказным письмом с уведомлением оригиналы документов, требующиеся для получения обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Бумажная версия понадобится, если работник обращается к работодателю с просьбой предоставить копии связанных с работой документов (статья 62 ТК РФ). В этом случае на ответ у компании есть три рабочих дня с момента получения заявления. Хотя и здесь сотрудник может запросить именно электронную, а не бумажную версию документов. Любые другие заявления дистанционный работник тоже может передавать в электронном виде.
Больничный лист
Первые электронные больничные листы стали появляться в нескольких регионах страны в 2014 году, когда был запущен пилотный проект «Электронный листок нетрудоспособности». После успешного испытания с 1 июля 2017 года, когда вступил в силу Федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2017, эту практику ввели на всей территории России. Абсолютно все медицинские учреждения могут оформлять больничные листки в электронном виде. Но при этом сотрудникам и работодателям оставили право выбора, какими пользоваться больничными – электронными или бумажными.
Дело в том, что работодатель должен заполнить один из разделов листка нетрудоспособности независимо от того, на бумаге он или хранится в базе фонда социального страхования. Но в первом случае для этого понадобится ручка с чёрными чернилами, а во втором – регистрация в личном кабинете ФСС на сайте cabinets.fss.ru Работодатель сам решает, регистрироваться ли ему в базе или нет, от этого и будет зависеть, сможет ли врач выписать электронный больничный. Если работодателя и страхователя не будет в базе ФСС, то работать они будут только с документами в бумажном виде.
Никакой ответственности или штрафов за отказ от регистрации в базе для работодателя не предусмотрено, но эксперты отмечают, что сделать это стоит хотя бы ради удобства. Ведь электронные больничные позволяют избавиться от множества проблем, например, когда работник предоставляет в бухгалтерию или отдел кадров поддельный больничный, либо когда его просто заполняют неверно. Нарушением может считаться даже выход за пределы поля для заполнения! Если раньше пособия по сомнительным больничным фонд не выплачивал, то теперь такая ситуация просто не возникнет.
Трудовая книжка
2 июня стало известно, что с 2018 года классические бумажные трудовые книжки могут уйти в прошлое. Об этом в интервью рассказала вице-премьер Ольга Голодец. По её словам, пока идёт обсуждение между Минтрудом, работодателями, профсоюзами и пенсионным фондом. Параллельно Федеральная налоговая служба, которой передали полномочия по администрированию страховых взносов, составляет единый реестр физических лиц. После завершения этой работы электронные трудовые книжки станут особенно удобны для сотрудников налоговой и пенсионного фонда, потому что вести начисления и контролировать их станут централизованно. Кроме того, исчезнет возможность махинаций с несколькими трудовыми книжками и проблемы при утере документа.
По предварительным оценкам, далеко не все работодатели страны готовы полностью перейти на электронный документооборот. Кроме того, на крупных предприятиях придётся нанимать отдельного специалиста, который будет заниматься только внесением данных из бумажных документов в базу. Поэтому ожидается, что процесс перехода и отмены старых трудовых книжек будет долгим и постепенным.
Идеальный электронный документооборот
Система электронного документооборота заработает в полную силу, когда найдётся способ сохранять достоверную подпись сотрудника в электронном виде, и абсолютно все кадровые документы оцифруют, и они будут иметь юридическую силу. В этом случае кадровик сможет собирать резюме и загружать их в единую базу, прикрепляя к конкретной вакансии. Это упростит поиск нового сотрудника, если недавно нанятый по каким-то причинам не подойдёт. Резюме тут же станет доступно всем заинтересованным лицам, которые могут его согласовать или отклонить. После успешного прохождения собеседования в личную карточку будущего сотрудника внесут недостающие данные, автоматически выгрузят приказ о приёме на работу и привяжут сотрудника к штатной единице, определят дату начала работы и другие параметры. Даже текст приказа можно будет подписать электронной цифровой подписью без распечатки.
Если кадровику потребуется сгенерировать любой другой документ, система электронного документооборота сделает это автоматически по шаблону, вновь подгрузив нужные данные из личной карточки. По тому же принципу можно будет формировать любые отчёты о сотрудниках предприятия, и их детализация будет зависеть только от полноты введённых данных обо всех сотрудниках.
Что думают кадровики об электронном документообороте
Пока к электронным документам относятся скептически – хотя бы потому, что не налажена судебная практика обращения с ними. Но есть и множество других причин нелюбви кадровиков к инновации – как объективных, так и субъективных.
Марина Щиглова
ведущий специалист по кадрам, группа компаний «Обувь России»
При помощи электронного документооборота кадровый отдел нашей компании решает большинство текущих рабочих задач: подготовку и согласование зарплатных табелей сотрудников, оформление командировок. В программе утверждается новое штатное расписание, фиксируется информация о вводе/выводе штатных единиц.
Электронный документооборот позволяет ускорить процедуру согласования за счет того, что вся информация находится в одном месте, к которому имеют доступ все сотрудники. В системе можно найти нужные сведения гораздо быстрее, чем в архиве данных. Но, как и в любой программе, здесь случаются сбои, хотя это бывает очень редко.
Наталья Сторожева
генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»
Специалисты HR-служб проявляют консервативность и настороженность: то ли не хотят тратить время на учебу, то ли стыдятся своей «непродвинутости», то ли не желают перестраивать налаженную систему работы.
В частных беседах многие эйчары признаются, что всерьез боятся за свои рабочие места. Страх проиграть в конкурентной борьбе HR-ботам и другим «слишком умным» программам, и быть в итоге быть вытесненными с рынка труда, порождает внутреннее психологическое сопротивление. И те, кому автоматизация должна помогать, на практике являются самыми жёсткими её оппонентами.
Уязвимых мест для критики более чем достаточно. Один из главных минусов – необходимость ручного ввода всей первичной информации для дальнейшей цифровой обработки. Если бы резюме, трудовые книжки, сертификаты, больничные, справки и все прочие документы попадали в HR-службу в электронном виде, то обрабатывать их, анализировать и работать с информацией было бы значительно легче. Необходимость проделать огромное количество ручной и «ненужной» работы на начальном этапе воспринимается как усложнение рабочего процесса.
К счастью, недостаток, связанный с ручным вводом первичной информации будет устранён. Больничные листки и некоторые трудовые договоры уже переведены в электронный формат, очередь за трудовыми книжками.
