Чтобы корпоративный праздник приносил не только хорошее настроение, но и служил эффективным инструментом управления кадрами, следует продуманно относиться к сценариям таких торжеств. На что обращать внимание при разработке корпоратива? Как с его помощью повысить лояльность сотрудников к компании и сплотить коллектив? Об этом рассказал Сергей Князев, генеральный продюсер Агентства праздников «КнязевЪ», на семинаре, организованном Интернет-порталом EventNN.ru.
Досье
Сергей Князев - генеральный продюсер Агентства праздников «КнязевЪ» (г. Москва), основатель авторской школы event-менеджеров, которая готовит специалистов по организации массовых, корпоративных и частных праздников, а также PR-акций и презентаций.
Как заказчик прописал
Традиционно руководители компаний видят в корпоративных праздниках способ решения внутренних бизнес-задач. Однако зачастую заказчики мероприятий не задумываются об особенностях применения этого инструмента в своей организации. «В ходе первых встреч с клиентами и обсуждения будущего праздника мы спрашиваем, что они подразумевают под тимбилдингом, - рассказывает Сергей Князев. - В ответ чаще всего слышим - «командообразование». Далее уточняем данное понятие: дружба ли это бухгалтерии с транспортным отделом или, например, сплачивание команды «топов». Когда речь заходит о лояльности к руководству, важно выяснить, собирается ли менеджмент высшего звена сидеть за одним столом с подчиненными и угощаться такими же блюдами и напитками, что и у рядовых сотрудников».
Таким образом, для достижения максимального положительного эффекта от праздника важно то, насколько тщательно будет прописано его техническое задание. По словам г-на Князева, профессионализм event-компании определяется степенью ее заинтересованности и участия в составлении такого документа, который отражал бы все нюансы и пожелания заказчика.
В этом специалистам индустрии развлечений помогают анкеты, или брифы, содержащие вопросы, ответы на которые формируют понимание, чего хочет клиент, а также поясняют особенности взаимоотношений внутри коллектива. Среди стандартных пунктов о количестве приглашенных и соотношении числа мужчин и женщин в компании может встретиться вопрос о том, существуют ли конфликты между подразделениями организации. «Это очень важная информация. Зная ее, можно избежать конфликта на самом празднике и, более того, снять напряженные отношения между отделами в повседневной жизни, - продолжает эксперт. -
Приведу пример. Во время летнего мотивационного мероприятия одной из крупных транснациональных корпораций произошла потасовка между отделами логистики и организации продаж. По 200 человек с каждой стороны! Их разнимала служба безопасности, предусмотрительно нанятая самой компанией».
Профессиональные event-агентства владеют стандартными приемами исключения риска возникновения подобных ситуаций. В случае напряженных отношений между теми же бухгалтерией и транспортниками, отчеты которых о расходе топлива постоянно не сходятся с километражем и нормой потребления горючего, опытные ивенторы обязательно посадят представителей этих отделов - женщин и мужчин - вместе. Тогда коллеги рано или поздно будут вынуждены взаимодействовать друг с другом, скажем, в каком-нибудь интерактивном конкурсе. «Все должно происходить так, чтобы мужчины выступали застрельщиками и привлекали бы сотрудниц бухгалтерии к участию в соревновании, - продолжает он. - К тому же профессионально составленный сценарий позволяет заранее определить нужного победителя в конкурсе, которым, естественно, станет сборная конфликтующих отделов».
Помимо таких сугубо внутрикорпоративных тонкостей немаловажной задачей брифа является определение формата праздника.
Французское с нижегородским
По словам Сергея Князева, на практике работникам индустрии развлечений до сих пор приходится сталкиваться с заказчиками, желающими устроить банкет советского типа с избытком угощений и спиртного при минимальной развлекательной программе. С другой стороны, некоторые компании стремятся организовать как можно более яркое представление в ущерб праздничному меню, предложив гостям легкий фуршет. «Но с нашей помощью они постепенно осознают, что распределять расходы по этим статьям следует поровну, руководствуясь принципом «хлеба и зрелищ», - говорит Сергей Князев. - Я присутствовал на нескольких экспериментальных мероприятиях, когда event-агентства, следуя западной моде, организовывали русским коллективам праздники в формате «стоячего» фуршета. Представьте: 4 часа стоя, с тарелкой в одной руке, бокалом и вилкой - в другой. Получим ли мы после этого довольный коллектив?
Можно сколько угодно пытаться раскачивать гостей - настроение у них будет никакое, особенно при недостатке мест для сидения и хотя бы миниатюрных столиков, на которых удобно оставить приборы и посуду. Заимствовать европейские традиции надо в меру, так как в ином случае праздник будет просто убит. Люди забывают, что наши гулянья - это 5-8 часов разнузданного веселья, когда после всего выпитого и съеденного хочется немного посидеть за столом. В Западной Европе собираются на 1,5-2 часа, очень редко - на 3 часа. Там в принципе не принято приходить на праздник голодным, так как все знают, что есть будет нечего».
Компромиссным решением, которое сэкономит корпоративные средства, может стать так называемый фуршет «в рассадку», сочетающий в себе обе традиции - российского застолья и западного приема, когда в зале находится достаточно мебели, на которой можно было бы посидеть и оставить приборы. «Именно такой формат позволяет сократить издержки на праздник, особенно для больших коллективов, в части расходов на аренду, так как потребуются меньшее помещение, минимум мебели и угощения», - заключает г-н Князев.
Создать впечатление
Помимо правильного выбора формата мероприятия помочь с оптимизацией расходов на праздник может креативный подход к оформлению помещения, в котором будет проходить действие, а также к разработке сценарной концепции корпоратива. Кроме того, это поспособствует созданию у коллектива нужного настроения. «Праздник - это впечатление, с которым гость его покидает, - считает Сергей Князев. - Оригинальное исполнение отдельных элементов программы позволяет достичь эффекта того, что в жизни участников произошло яркое, потрясающе красивое событие». Поэтому эксперт предлагает ломать каноны и отказываться от стандартных решений, таких как поздравление от генерального директора, облаченного в костюм Деда Мороза, на новогоднем празднике. «Вообще не советую приглашать «дедов» - их программа в большинстве случаев стандартна и рассчитана на детей, - продолжает г-н Князев. - В последнее время мы стали уходить от штампов и предлагаем полностью отказываться от зимней и новогодней тематики в Новый год».
Нестандартным ходом может стать отказ от развития темы деятельности, на которой специализируется организация. Кстати, ответ на вопрос: «Хотите ли вы забыть на время праздника о том, чем вы занимаетесь, или, наоборот, это должно прозвучать?» - также лучше включить в анкету. Как отмечает Сергей Князев, в последнее время все больше компаний предпочитают не вспоминать о работе на корпоративных мероприятиях, более того, не хотят акцентировать внимание на том, Новый год это или 8 Марта, чему и способствует необычность концепции.
С чего начинается праздник
Начинать работу над корпоративом, особенно при ограниченном бюджете мероприятия, нужно с создания соответствующего настроения людей, и первый помощник в этом - приглашение. «Праздник начинается с приглашения, - отмечает г-н Князев. - В принципе, его можно сделать из чего угодно. Но, как правило, приглашения представляют собой дорогие открытки на ароматизированной бумаге. Это худшее, что могут предложить ивенторы. К тому же подобное решение накладно, поскольку включает расходы на бумагу, работу дизайнера и услуги типографии».
Возможности современной полиграфии позволяют наносить печать практически на любые поверхности, и Агентство «КнязевЪ» всегда стремится креативно подойти к выбору носителя текста приглашения. Удачно подобранный предмет помогает организаторам донести до гостей идею мероприятия, порой даже подсказать, в каком образе на него лучше прийти. «Мы использовали пластиковые столовые приборы, шампуры для шашлыков, стельки от ботинок, - приводит примеры Сергей Князев. - Рассылали и сами ботинки, причем старые, на подошвы которых золотой краской был нанесен текст. Обувь доставляли президентам крупнейших банков страны в обычном бумажном пакете. Кстати, более 90% из них приняли приглашение». По словам г-на Князева, для столицы это значительная цифра, так как к концу недели каждый крупный руководитель получает до 20 приглашений на всевозможные пятничные вечера и презентации. В таких конкурентных условиях побеждает самый оригинальный. «За счет креативного приглашения мы решаем две важные задачи. Во-первых, экономим бюджет, во-вторых, обеспечиваем явку на мероприятие, заинтересовав гостя и подсказав ему тему праздника», - делает вывод московский эксперт.
Сергей Князев отмечает, что всех пришедших на мероприятие гостей можно разделить на четыре приблизительно равные группы. Так, к первой четверти он относит людей-«зажигалок», которые готовы появиться на празднике по любому поводу и независимо ни от чего весело проводить там время. Вторая категория - гости, пришедшие по протоколу, потому что так надо. Еще примерно 25% коллектива отправляются на корпоратив в состоянии легкого недомогания - простуженные, с головной или зубной болью. И, наконец, оставшаяся часть сотрудников - это те, у кого в данный период времени имеются какие-то проблемы в личной жизни - например, неприятности у ребенка в школе. «Все они, тем не менее, приходят на мероприятие, и задача ивентора заключается в том, чтобы как можно больше гостей хотя бы на время корпоративного праздника забыли о своих неурядицах и хорошо провели время, - говорит г-н Князев. - В этом помогают специальные технологии, четкое следование которым позволяет шаг за шагом поднимать настроение у собравшихся и в итоге достичь желаемого результата».
Данные технологии учитывают значительный набор факторов - от того, как гости собираются на праздник, до психологических и физиологических особенностей человеческого организма.
Технология веселья
Как правило, и мужчины, и женщины из-за сборов на корпоратив - долгого выбора наряда, «сооружения» прически и т.д. - после рабочего дня не успевают даже перекусить, а сразу отправляются на праздник. Идеально, если все они приедут на такси, ведь в пятничный вечер (время, когда в основном проводятся корпоративные праздники) общественный транспорт меньше всего подходит для поездок на торжественные мероприятия. Давка в автобусах и метро значительно ухудшает настроение, к тому же человек понимает, что той красоты, которую он навел перед выходом из дома, уже нет. «В итоге к началу торжества собираются далеко не празднично настроенные люди, - подмечает Сергей Князев. - Поэтому в течение первого часа должны быть максимально задействованы все ресурсы для вовлечения гостей в атмосферу радости».
Еще на подходе к ресторану или концертному залу, в котором будет проводиться мероприятие, прямо на улице можно организовать небольшое представление, которое начнет погружать гостя в праздничное настроение. «Например, если тема вечера - средневековье, на пути следования гостей мы поставим аниматоров в соответствующих костюмах, благо исторических клубов в каждом городе становится все больше», - приводит пример г-н Князев. Далее тематику можно развивать в гардеробе. Так, на «космическом» корпоративе команда Агентства «КнязевЪ» сделала гардеробщикам и охранникам оранжевые ирокезы и нарядила их в костюмы пришельцев. Важно учесть, что если коллектив компании большой, процесс сдачи верхней одежды должен быть максимально быстрым, поэтому следует привлечь дополнительных гардеробщиков.
«Тем не менее то, что происходит на улице и в гардеробе, - это еще не праздник, а подготовка к нему, позволяющая отвлечь мысли гостей от неприятных метаморфоз, произошедших с их нарядами за время пути, - продолжает московский специалист. - Чаще всего праздник начинается в welcome-зоне, и здесь также важно правильно все организовать». Во-первых, это касается угощений. Не стоит забывать о том, что гости преимущественно голодны, поэтому ни в коем случае нельзя сразу предлагать им выпить. Начать лучше с соков и легких закусок, а столы со спиртным разместить в самом дальнем углу welcome-зоны. «В противном случае уже через полчаса основная масса пришедших будет не в состоянии воспринимать праздничное действо в том русле, которое задумано организаторами. А нам требуется настроение подвыпивших, а не пьяных людей. Нужны остроумные мужчины, делающие правильные комплименты, - флирт необходим как стимул к веселью», - считает Сергей Князев.
Как правило, сбор всех гостей занимает примерно час. В этот период необходимо занять самых дисциплинированных сотрудников, появившихся ровно в назначенное время, иначе расходы на уличных аниматоров и наряженных гардеробщиков потеряют смысл, так как настроение пришедших снова ухудшится. «Ни в коем случае нельзя давать женщинам возможность беседовать между собой малыми группами более 5-10 минут, так как в результате разговор обязательно сведется к обсуждению проблем, что не лучшим образом скажется на их настроении, - рекомендует г-н Князев. - Поэтому компании надо озаботиться организацией действа в welcome-зоне». Здесь также могут работать аниматоры или ростовые куклы, приветствуется проведение простеньких интерактивных конкурсов, например, шуточная расшифровка известных аббревиатур. Как вариант, можно установить забавную тантамареску - шаблон для фотографии с отверстием для лица. Идеально, если она будет развивать тему праздника. Сергей Князев отметил, что такое развлечение занимает в среднем 5-7 человек в минуту.
Все в зал!
Когда гости уже собрались, наиболее сложно, по словам специалиста, рассадить их по местам, особенно если коллектив большой. Для этого подойдут размещенные на виду схемы расположения пронумерованных столиков. Привлечь к ним внимание помогают аниматоры, например, юноши и девушки, украшенные тематическим боди-артом. «Вы не представляете, какой интерес вызывают эти схемы! Все очень интересуются, где же столик с их номером», - шутит Сергей Князев.
Начинать торжественную часть, после того как все заняли места, лучше с короткого выступления шоу-балета, показа слайд-шоу или видеоролика - какого-либо действия, способного акцентировать внимание собравшихся на том, что происходит на сцене. В случае нехватки средств шоу-балет можно собрать из самих сотрудников. «После окончания номера люди остаются на сцене, выходит ведущий и приглашает руководство компании, - продолжает г-н Князев. - Необычное появление топа - один из инструментов повышения лояльности сотрудников. Конечно, он может выйти в строгом костюме, при галстуке и в шапке Деда Мороза, но это не сработает, особенно если заявлена тема Древнего Рима». Даже если средств на оформление банкетного зала в соответствующей стилистике не хватило, руководитель должен появиться в костюме Цезаря - на этом не стоит экономить! Такой выход даст начало празднику в нужном тематическом русле. Кроме того, свою роль сыграет эффект неожиданности, ведь коллектив привык из года в год видеть начальника на новогоднем корпоративе в одном и том же образе Деда Мороза.
Самым сложным оказывается убедить руководителя в эффективности подобного перевоплощения. «Но у меня ни один топ-менеджер не оставался в классическом костюме на тематической вечеринке, - уверяет г-н Князев. - Однажды мы делали новогодний праздник для крупной российской нефтяной компании. В качестве концепции ею была выбрана мушкетерская тема «Один за всех, и все за Новый год!» Убеждение в необходимости костюмированного выхода президента и вице-президентов компании продвигалось очень непросто. В конце концов получилось: после первого номера, когда занавес распахнулся, на сцене перед подчиненными стояли 12 вице-президентов в кардинальских мантиях и шапочках. Сам же руководитель компании предстал перед публикой в костюме Людовика XIV - в камзоле, шелковых чулках, ботинках с пряжками и огромной шляпе с пушистым пером. Народ сначала замер, потом по залу прокатилась волна одобрения и аплодисментов. Топы уходили со сцены триумфаторами. Вот вам повышение лояльности».
Поздравление руководства должно занимать 5, от силы 10 минут, и то если руководителей много. Каждый из них потратит на поздравление не больше минуты, так как в противном случае лояльности от голодных сотрудников, пришедших вовремя и целый час ждавших начала праздника, они не получат. Сергей Князев рекомендует не спешить с вручением грамот и ценных подарков отличившимся сотрудникам. Лучше дать гостям четверть часа, чтобы произнести первый тост и нормально поесть. В это время на сцене может выступать ВИА или просто играть спокойная музыка, что не требует постоянного внимания зрителей. И только потом надо вручать подарки и грамоты, на это также следует потратить не более 15 минут.
В продолжение программы должен идти еще один номер оригинального жанра. Сюжет мероприятия лучше продумывать с чередованием 15-минутных блоков интерактивных игр, танцевальных пауз и номеров, которые, с одной стороны, развлекают и вовлекают в праздник все большее число гостей и, с другой, - не дают им захмелеть.
Подводить гостей к окончанию праздника следует плавно, если, конечно, за 5 часов они не устали и сами не собираются уходить. Косвенным намеком на скорое завершение торжества может стать несколько медленных танцевальных композиций, громкость которых постепенно понижается, а освещение в зале усиливается. Ни в коем случае нельзя выпускать ведущего с прощальным словом и просьбой очистить помещение - это только усугубит негативный эффект финала.
Хорошим завершающим аккордом новогоднего корпоративного вечера может стать праздничный фейерверк. Важно только, чтобы гости успели набросить на плечи хоть какие-то теплые вещи, иначе после выходных коллектив недосчитается нескольких простудившихся коллег.
Фото: www.aerogrand.ru
