Всем известно, что правильная высота стола, эргономичная офисная техника и нужная яркость освещения идут на пользу рабочему процессу. Как сделать свой труд ещё эффективнее? Организуйте правильно собственное рабочее место!
Внимание – на центр
Известно, что человек может одновременно удерживать в памяти от 5 до 9 предметов, а сознательно работать только с одним. Эту особенность гуру отечественного тайм-менеджмента Глеб Архангельский положил в основу метода структурированного внимания, который применим и к организации рабочего пространства.
Подробнее о методе можно прочитать в его монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», а мы остановимся на практических моментах организации рабочего пространства.
Раз внимание концентрируется только на чём-то одном, нужно выбрать одно, наиболее значимое в данный момент дело, и поместить его в центр рабочего стола. Если это электронный документ, то ставим ноутбук в центр стола и открываем только один, относящийся к делу файл.
Связанные с основным делом вещи и напоминания о других важных делах тоже должны быть в зоне внимания, рядом с центром. Количество таких напоминаний (для которых удобно использовать цветные стикеры) не должно превышать 8.
Любой ненужный предмет может снизить концентрацию внимания, все посторонние вещи лучше убрать в буквальном смысле «с глаз долой». Идеал: в начале и в конце рабочего дня ваш стол пуст.
Поскольку рабочий день может не ограничиться 9 заданиями, применяем железное правило: если что-то приближено к центру внимания, что-то должно одновременно быть отдалено от него. Выполнили дело – убрали напоминания, письма, закрыли файлы. Появилось что-то новое – вешаем новый стикер недалеко от центра внимания.
Такие важные папки
Другой интересный метод предлагает консультант по вопросам управления временем и личной продуктивности Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».
Для эффективной организации дел автор советует наладить на рабочем месте движение входящей и исходящей информации. Собираем все дела и задачи в папку или контейнер и начинаем распределение.
Из «входящих» дела могут попасть:
- в папку, посвящённую отдельному проекту;
- в папку «когда-нибудь» (для важных, но не срочных дел, например, идеи о путешествии или изучении иностранного языка);
- в папку «Справочные материалы»;
- в мусорную корзину.
В идеале каждый документ должен быть просмотрен только один раз, и в отношении него сразу нужно определиться, что делать дальше (звонить, идти на встречу, выбрасывать, делать отчёт…). Последующее действие записывается прямо на документе или задании – и вот вы уже приступили к работе.
Полезные советы
- Напомним проверенные временем приёмы организации рабочего пространства.
Лишние предметы – долой! На столе должно быть достаточно места, чтобы развернуть на нём газету.
- Все канцелярские принадлежности должны быть добротными, красивыми и удобными. Степень самоуважения и удовольствия от рабочего процесса с ними повысится – проверено! Важно, чтобы каждый предмет был исправен и выполнял свою функцию: томик Бродского в качестве подставки вместо эргономичной клавиатуры не подойдёт!
- Используйте стены. И шкафы. Пробковая доска на таких поверхностях выполнит роль внешнего органайзера, и вы ничего не забудете, пришпиливая на неё задания, телефонные номера, напоминания. Можно приклеивать на вертикальные поверхности мотивирующие лозунги.
- Все папки – под рукой. Не жалейте места для хранения нужных материалов, организованных по алфавитному или хронологическому порядку – сэкономите массу времени при поиске нужного документа.
- Захламлять пространство плюшевыми игрушками, рамочками и прочими милыми сердцу вещами непрофессионально, но зона релаксации у работника быть должна. Рядом с рабочим местом можно расположить цветок, аквариум, изображение природы, и в перерывах между делами переключать на них внимание, расслабляясь.
