Слово «проверка» традиционно вызывает у работодателей отрицательную реакцию, ведь подобный формат мероприятий зачастую подразумевает нервы, сбои в рабочем процессе, перевернутый вверх дном офис, заполнение массы бумаг и штрафы, стремящиеся к бесконечности. Проверки территориальных органов Роструда не столь разрушительны, но могут принести немало неприятностей. Как сократить их потенциальные негативные последствия?
Прописные истины
В штатных ситуациях рекомендации работодателям просты:
1. Ознакомьтесь с нормативной базой, которой руководствуются инспекторы по труду, и поручите своему сотруднику мониторинг всех текущих изменений с обязанностью еженедельного отчёта.
2. Ответственно отнеситесь к формированию таких отделов своей организации, как бухгалтерия, кадры и правовой отдел: от слаженной работы этих сотрудников во многом зависит ваше успешное прохождение различных проверок.
3. Озаботьтесь организацией понятной и доступной системы документооборота в организации. Вы должны иметь возможность оперативного доступа к любому документу, даже списанному в архив. Это исключит ситуации, когда вы не сможете предоставить проверяющему необходимый документ по причине его фактической потери.
4. Охрана труда – не пустой звук и не формальность для трудовых инспекций, к тому же нарушение правил техники безопасности может служить основанием для незамедлительной выездной проверки и повлечь ликвидацию организации. Не допускайте легкомысленного отношения к своим обязанностям в этой сфере.
5. Трудовые споры – ещё один источник массовых обращений граждан в инспекции по труду. Эту проблему легче предупредить, устраивая периодические собрания по обсуждению всех возникающих у ваших подчинённых жалоб с обязательным последующим предложением конкретного решения. Для обнаружения «тихого» конфликта хорошо зарекомендовал себя метод почтового ящика. Необходимо обзавестись ящиком для анонимных записок от сотрудников и проинформировать коллектив, что все обращения будут рассмотрены и обсуждены. Так вы сможете вовремя отследить назревание взрывоопасной обстановки.
6. Любой конфликт по поводу несвоевременной выплаты заработной платы и необоснованного увольнения должен решаться незамедлительно, иначе ваши действия могут стать основанием для возбуждения уголовного дела по ст. 145 или 145.1 УК РФ.
7. Познакомьтесь с курирующим вас государственным инспектором по труду до проведения им проверок, не пренебрегайте возможностью попросить его о профессиональной консультации, следите за списком плановых проверок на сайте вашей трудовой инспекции.
8. В случае каких-либо сомнений в законности действий проверяющих общайтесь с ними исключительно письменно, максимально «протоколируйте» все свои действия на бумаге и храните письменные ответы уполномоченных органов.
Не бегите на ловца
До 1 августа 2011 года у государственного инспектора по труду была законная возможность не уведомлять работодателя о своём присутствии, если такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля (ст. 360 ТК РФ). Эта возможность до сих пор соответствует нормам ратифицированной нашей страной Конвенции МОТ № 81 и подразумевает, что проверяющий может проникнуть в трудовой коллектив и наблюдать за соблюдением нормативно установленных обязанностей, причём в любое время суток.
Однако эта норма была исключена из ст. 360 ТК, кроме того, положения Федерального закона от 26.12.2008г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» подразумевают, что появление в проверяемой организации любого контролирующего лица возможно лишь во время исполнения им своих обязанностей, с предъявлением удостоверения установленного образца и распоряжения о проведении проверки за подписью руководителя инспекции труда.
Несмотря на примат норм международного права над положениями российского законодательства, не спешите впускать проверяющих в организацию, убедитесь, что у них есть должным образом заполненные документы и основания для проверки (в этом вам поможет знание положений упомянутого 294-ФЗ).
Отказ и противодействие уполномоченным проверяющим наказуемы штрафом согласно ст. 19.4 КоАП РФ, но никто не может препятствовать вам в предварительном изучении всех представленных документов и снятии с них копий.
Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным. Необходимо знать, что государственные инспекторы по труду имеют право проверять соблюдение положений трудового законодательства без учёта срока исковой давности в отношении фактов нарушения (то есть может «всплыть» нарушение, допущенное три и более лет назад). Однако у инспекторов нет права выходить за рамки установленного предмета проверки, в том числе в своих устных вопросах к руководству, поэтому крайне внимательно отслеживайте, какую информацию и документы у вас требуют. Даже если у вас действительно «не всё гладко», например, с увольнением работника, не следует упоминать об этом при проверке порядка начисления отпускных.
Мероприятие по контролю может проводить только то должностное лицо (или лица), которое указано в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю.
Продолжительность мероприятия по контролю не должна превышать один месяц, в исключительных случаях – двух. Предложение о продлении проверки должно исходить только от должностного лица, осуществляющего инспекцию, от руководителя органа государственного контроля или его заместителя.
Не допускается необоснованное продление установленного времени проверки, кроме того, само её проведение не должно приостанавливать деятельность организации. Ваша осведомленность о пределах полномочий государственных инспекторов поможет умерить пыл проверяющих, однако в ваших же интересах не провоцировать конфликт с проверяющими и не препятствовать их работе. Достаточно следить за соблюдением проверяющими всех процессуальных формальностей.
Помните, что во время проведения проверки и подписания акта о её проведении руководителю не обязательно присутствовать лично, можно прислать своего представителя, и это вполне может быть ваш юрист.
В зоне внимания
Вот несколько типичных ошибок, обнаруживаемых при проверках:
1. Устаревшая или неполная документация. Если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должна присутствовать должностная инструкция. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении коммерческой тайны, должно наличествовать и положение об охране такой тайны. В первую очередь, как правило, проверяется наличие штатного расписания, трудовых договоров, трудовых книжек, книг учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, графиков сменности и отпусков.
2. Несогласованность документов между собой.
3. Отсутствие в трудовом договоре условия о выплате заработной платы через банковский счёт и дней выплаты зарплаты. Помните, что ТК не содержит понятия «аванс».
4. Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек.
5. Отсутствие правил внутреннего распорядка.
6. Отсутствие графика отпусков или наличие работников, которые отпуск фактически не отгуляли. Зачастую «не вовремя отдыхающим» продолжают проставлять рабочие дни в табеле учёта рабочего времени, что тоже является нарушением.
7. Нарушение безопасности хранения персональных данных работников. В каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными.
8. Отсутствие необходимых документов по охране труда, например: журнала учёта выдачи инструкций по охране труда работникам; журнала регистрации несчастных случаев на производстве; личных карточек сертифицированных средств индивидуальной защиты; графика периодических медицинских осмотров.
Учтите, что «погореть» при проверке можно из-за банального отсутствия аптечки с типовым содержимым, а также на несоответствиях, установленных внимательным инспектором в ходе беседы с вашими сотрудниками.
