Что считается в законе личными расходами руководителей компании и как их правильно оформлять? Попробуем разобраться в этом вопросе, основываясь на мнении экспертов по данному вопросу и Налоговом Кодексе.
Затраты руководителя - расходы компании
Налоговый Кодекс РФ РФ (ст.252) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает такие критерии расходов:
1. расходы должны быть обоснованы, т. е. экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы;
2. расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).
При проверке различных расходов компании, налоговые или судебные органы выясняют в первую очередь, не кто произвел расходы, а для какой цели были произведены эти расходы и какие существуют документы, это подтверждающие. Поэтому, самое главное - расходы руководителей компании должны быть экономически обоснованными для компании и подтверждаться какими-либо документами. Если расходы руководителей не отвечают этим двум важнейшим критериям, то они могут вызвать вопросы у налоговых органов.
В том случае, когда глава компании - одновременно ее владелец, источником финансовых средств для его расходов могут быть: выплата дивидендов в соответствии с учредительными документами компании. На сегодняшний день к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 %, а оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель вправе тратить по своему усмотрению. А так же - прямое финансирование.
Любые расходы руководителя могут оплачиваться из бюджета компании - за счет прибыли, которая остается после выплаты всех налогов. В том случае, если расходы обоснованы и подтверждаются соответствующими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещается списывать расходы, которые делает руководитель на деловых встречах или командировках, например:
- на питание
- для аренды автомобиля
- для оплаты гостиничного номера или зала для переговоров,
оплаты мобильной связи, Интернета и т.д.
В случае возникновения у бухгалтера компании сомнений в том, что выполненные расходы руководителя обоснованы, и при этом сумма расхода для компании несущественна, то лучше всего такие расходы отнести за счет прибыли. Обязательны отчеты о командировках, отчеты о бизнес встречах, в противном случае, представители налоговой службы будут считать расходы - необоснованными. Любые расходы, которые не подтверждены документально или выходят за рамки разумного (например, большое количество алкоголя на деловой встрече или оплата какого-то шоу и т.п.) также могут налоговой службой посчитаться необоснованными.
Для того, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и правильно оформить расходы топ-менеджеров компании, лучше всего, чтобы бухгалтер компании составил бы для них письменную инструкцию - как правильно оформлять расходы, что можно принять на расходы, что нет и т.д. Кроме того, необходимо провести с руководящим звеном компании инструктаж на данную тему. Один раз в год можно пригласить специалистов из аудиторской компании специально на предмет проверки правильности оформления расходов.
Виды расходов руководителя
Расходы руководителя компании могут быть самыми разнообразными, но все же можно выделить основные:
- бензин - расходы руководителя компании на ГСМ могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но это возможно лишь при правильном оформлении путевых листов, в пределах нормативов расхода ГСМ, при условии служебного характера поездок руководителя.
- мобильная связь - затраты на телефон могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих доходы (ст. 264 НК РФ, п.1, пп.25, п.1). Но телефонные переговоры должны быть произведены только в служебных целях. Для проверки служебных целей телефонных переговоров - нужны детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени, продолжительности разговоров и их стоимости.
- обед или ужин в ресторане с деловыми партнерами - это представительские расходы. Но для правильного оформления таких расходов, которые порой могут быть очень большими, нужна оправдательно-распорядительная документация: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о проведенных переговорах с перечнем присутствовавших представителей других компаний, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих сделанные расходы, и т.п.
- приобретение каких-либо предметов искусства или дизайна для украшения интерьера офиса - необходимы документы, подтверждающие данные расходы, а также обязательно надо обосновать целесообразность таких покупок - например, для повышения имиджа компании или руководителя в глазах серьезных деловых партнеров и т.д.
Оплачивать расходы можно и с корпоративной пластиковой карты, и наличными, и безналичными платежами. Но при любом виде платежа нельзя оплачивать деньгами компании расходы на личные нужды: на одежду, парфюмерию, предметы личного интерьера, на развлечения и т.д. При оформлении любых расходов, важны: обоснованность + надлежащее документальное подтверждение.
Фото: blog.royalfx.ru
