Ускоряющийся темп жизни все чаще заставляет нижегородских бизнесменов задумываться о необходимости подчинить себе время. Однако при поиске ответа на вопрос, каким образом все успеть и никуда не опоздать, они нередко идут по ложному пути: до отказа уплотняют рабочий график, вместо того чтобы максимально разгрузить его и заняться только важными делами.
Управление временем, или тайм-менеджмент, становится все более популярным в нижегородских деловых кругах: методика перестала восприниматься просто модной новинкой и уже перешла в разряд рабочих инструментов, способных действенно «бороться за время». Если еще 3-5 лет назад предприниматели практически не задумывались, на что именно и с какой эффективностью тратят рабочие будни, то сегодня большинство из них осознают, что свои и чужие часы и минуты - это тот драгоценный ресурс, который нельзя ни купить, ни вернуть.
Тем не менее тайм-менеджмент, который, как гласит теория, помогает деловому человеку сделать жизнь более сбалансированной и гармоничной, не является панацеей от всех бед, связанных с потерей времени, да и нужен он далеко не всем. По каким признакам можно понять, что пора налаживать свои отношения со временем? И кому из руководителей и сотрудников компаний необходима такая дружба?
Есть приоритет - будет результат
Бизнесмены задумываются о необходимости изменений в привычном распорядке дня в двух случаях. Во-первых, когда начинают понимать, что им ни на что не хватает времени, и они крутятся как белка в колесе. Во-вторых, когда потребность в профессиональном либо личностном росте добавляет в их жизнь новые цели и задачи, нуждающиеся, также как и остальные, в дополнительном времени на реализацию. Однако первопричиной обращения к тайм-менеджменту, по мнению директора тренинговой компании «Звезда» Нелли Моргун, является стремление быть успешным. «По сути, время символизирует весь спектр ценностей, которые важны для предпринимателя, а стремление научиться управлять им эквивалентно желанию быстрее добиться поставленных целей, - говорит она. - Получается, что за счет эффективного использования времени человек приобретает дополнительные блага, будь то укрепление позиций своего бизнеса или ощущение свободы и полноты жизни, возникающее на отдыхе после рабочего дня».
Именно поэтому ключевым элементом системы по налаживанию отношений со временем является расстановка приоритетов, без которой тайм-менеджмент оказывается ненужным инструментом. «У многих так и происходит - управление временем не дает результатов, поскольку цели не определены, и люди не знают, чего хотят от работы и жизни, - поясняет директор Центра кадровых технологий «Бизнес Будет!» Ирина Земскова. - Такие работники в условиях ограниченности времени берутся то за одно дело, то за другое, не понимая, что важно в настоящий момент, а в результате доводят себя до нервозного состояния и стресса».
К симптомам неправильной организации рабочих будней также относятся всевозможные авралы, затягивание сроков выполнения проектов, перегрузки, при которых трудовой день удлиняется за счет сокращения периодов отдыха и сна. «Если у человека огромное количество дел, он уходит из офиса позже, чем положено, работает по выходным и уже не помнит, что такое пляж, солнце и море, - все это говорит об отсутствии базовых навыков управления временем: неумении планировать свою работу или выдерживать принятый график», - отмечает бизнес-тренер Станислав Жуковский. У человека, дружащего со временем, картина дня будет совершенно иной: даже при сильной занятости он распределит дела таким образом, что останется время и для релаксации.
Правда, ненормированный труд и перегрузки не во всех случаях станут показателями неэффективной организации дня и необходимости применения тайм-менеджмента. «На начальном этапе становления бизнеса, когда все силы тратятся на то, чтобы встать на ноги (и это является приоритетом), данная методика действительно не нужна, - комментирует г-жа Моргун. - Предприниматели буквально живут своим бизнесом и считают, что все успевают, потому что работают 24 часа в сутки. Но если подобный темп будет сохраняться позднее, когда приоритеты изменятся, использование времени станет неэффективным, и это будет грозить бизнесменам и сотрудникам компаний профессиональным и эмоциональным выгоранием».
Другую группу, которой вряд ли поможет классическая система организации времени, составляют работники, наделенные креативной функцией. Как считает г-н Жуковский, тайм-менеджмент действенен только тогда, когда результат труда определяется по легко просчитываемым параметрам (например, по времени, которое потрачено на выпуск единицы продукции). Если же применить данную методику, предполагающую некие ограничения во времени, к креативным сотрудникам, возможно, они и будут более организованны, но эффективность их работы понизится.
Трудности дружбы
С какими же подводными камнями сталкиваются те, кто все-таки пришел к мысли о необходимости подружиться со временем? Как ни странно, все трудности относятся к разряду прописных истин. В частности, деловому человеку порой бывает сложно осознать масштаб проблемы и увидеть, на что он в действительности тратит часы и минуты. «Без сторонней помощи предприниматели, как правило, не оценивают потерю времени в денежном эквиваленте, поэтому неэффективные траты не воспринимаются многими из них как проблема, требующая решения», - подтверждает Станислав Жуковский.
«Даже того, кто считает себя организованным человеком, поражают результаты так называемой инвентаризации времени - записи всех дел и действий, производимых, допустим, на протяжении недели, - рассказывает Ирина Земскова. - Если до этого эксперимента предприниматель был уверен, что за день решает огромное количество задач, то после него понимал, как много времени и сил теряется впустую».
Вторым подводным камнем тайм-менеджмента оказывается неверное использование его инструментов. Например, управленец высшего или среднего звена может исправно составлять планы на день и даже вычеркивать из списка часть выполненных пунктов, но в итоге окажется, что оставшиеся в списке строчки - самые важные действия, от которых зависит продвижение к бизнес-цели, и которые уже неоднократно переносятся с одной страницы на другую. Иначе говоря, эффективность расходования времени появляется не благодаря банальному записыванию планов и попыткам сделать всё, а вследствие изменения подхода к планированию - и тогда человек не бросает все силы на то, что ближе и проще, а сознательно создает систему собственной работы, отсекая второстепенные дела или передавая их сотрудникам.
Еще один пример искаженной дружбы со временем касается делегирования полномочий. В ряде случаев они передаются лишь формально - предприниматели, понимая, что не могут справиться с поступающим потоком информации, отдают часть дел заместителям или другим подчиненным, однако вместо того, чтобы полностью доверить направление и сосредоточиться на чем-то другом, начинают перепроверять работу замов, фактически делая ее заново.
Сложность заключается и в том, что ни один инструмент тайм-менеджмента не станет универсальным средством от всех бед и для всех «страждущих». «Управление временем начинается с часов, ежедневника и шариковой ручки, а впоследствии на помощь приходят более сложные инструменты - в частности, структурная декомпозиция работ (способ распределения рабочих процессов во времени, при котором они завершаются одновременно и дают кумулятивный эффект) или программные средства Outlook, OpenProj и др.», - приводит пример г-н Жуковский. Кроме того, что каждому бизнесмену придется самостоятельно формировать набор наиболее подходящих для него инструментов, последние могут дать эффект лишь при одном условии - регулярного использования.
Как «съедается» время
Наконец, есть и четвертая трудность: под видом безобидных и вполне разумных действий работников могут скрываться расхитители времени. Как поясняет Нелли Моргун, к ним относятся дела, которые классифицируются как несрочные и неважные и которые не приближают к цели. «Зачастую эти действия оправдываются благими намерениями, - продолжает она. - К примеру, сотрудник пошел пообщаться с коллегой и заодно обсудить проект, или он звонит приятелю, потому что потом якобы будет лучше работать. Но намерения, как правило, не сбываются - проект оказывается забытым, а после личного разговора вообще не хочется возвращаться в рабочий режим».
На подобных деталях трудовых будней можно было бы вообще не заострять внимания, но они, по утверждению экспертов, ощутимо «съедают» время. Бесполезное общение, к которому сводится и большинство многочасовых совещаний, отодвигает выполнение текущих задач и разрушает планы сотрудников. В результате рабочее время растягивается, сбивается режим труда и отдыха, а дела переносятся на завтра.
«Если показать бизнесмену, сколько стоят его совещания, то есть во сколько оценивается время, потраченное лично им, а также его подчиненными, он вряд ли захочет отдавать этому занятию несколько часов в неделю, - считает Ирина Земскова. - У меня был клиент, с которым никак не удавалось договориться о встрече, поскольку тот постоянно пропадал на совещаниях. В конце концов встреча состоялась - бизнесмен, застряв в очередной пробке, приехал на нее с часовым опозданием. Несмотря на занятость он нашел возможность пройти программу по тайм-менеджменту, а спустя время мы увиделись вновь. Он практически перестал собирать совещания, ограничился пятиминутками один раз в неделю, не вызывает в центральный офис руководителей подразделений, расположенных в разных концах города, и пользуется при общении с ними режимом конференц-связи. Только на этом он сэкономил огромное количество часов».
Впрочем, кроме бесполезного общения, излишней информации, неэффективно используемого рабочего пространства, к расхитителям времени сегодня относят и дорожные пробки, тоже нарушающие планы и не позволяющие предпринимателям быть пунктуальными. По словам г-жи Земсковой, лучший способ не испортить опозданием свой имидж в глазах партнеров и клиентов - заранее запланировать время на пробку и научиться использовать его в своих интересах. В частности, можно слушать аудиокниги, изучать иностранные языки, вести телефонные переговоры, а если все же удастся приехать заранее, заняться теми же делами в припаркованной машине. Кстати, такой способ планирования еще и позволит избежать «эффекта домино», когда одно опоздание тянет за собой другое, ведь между жестко привязанными ко времени событиями будет находиться «прослойка» из несрочных дел, которые в случае форс-мажора можно спокойно перенести.
У кого эффект больше?
В нижегородской практике есть немало и таких примеров, когда управленцы и рядовые сотрудники фирм благополучно минуют подводные камни тайм-менеджмента, добиваются того, что делают за свой рабочий день намного больше, чем раньше, и втягивают в процесс «борьбы за время» других коллег. «Чаще всего руководитель бизнеса сначала сам начинает учиться управлению собственным временем, а потом распространяет эту практику на всю команду, - сообщает Ирина Земскова. - Наверное, это самый лучший и безболезненный способ внедрения культуры экономии времени в организации. Хотя встречается и обратный процесс - менеджер среднего звена, зажегшись идеей успеть всё, по-новому организует свою работу, а руководитель, увидев результат, увлекается вслед за сотрудником».
Увлечься, увидев некоторые результаты, действительно несложно. «После того как топ-менеджер компании, занимающейся монтажом энергоустановок, прошел коучинг-сессию, оборот предприятия за следующие полгода вырос на 37%, - рассказывает Станислав Жуковский. - Обучение касалось более эффективного планирования, правильной постановки целей для руководителя и подчиненных, а также тайм-менеджмента в коммуникации - спектра приемов, помогающих управлять не только своим временем, но и временем в процессе общения с другими людьми. Таким образом, элементы системы управления временем и навыки, выработанные по каждому из них, позволили преодолеть стагнацию бизнеса».
Способность организовать время помогает не только в бизнесе, но и в личной жизни. Планирование отпуска, выходных и просто времени за пределами офиса дает возможность проводить его более качественно, а некоторые люди и вовсе получают удовольствие от «расписывания» жизни, которое как бы прочерчивает перед ними дальнейшую перспективу. Хотя, по наблюдениям Нелли Моргун, существует и противоположный взгляд на то, как распоряжаться личными часами, - другая часть людей убеждена, что отдых планировать ни в коем случае нельзя, поскольку ощущение целостности жизни возникает именно из-за неограниченности свободного времени.
Нижегородскому деловому сообществу, достигшему за последние годы немалых результатов, пока еще далеко до уровня культуры экономии времени, который демонстрируют иностранные коллеги. Российский менталитет по-прежнему накладывает отпечаток на деловую жизнь: наши люди даже в бизнесе не перестают полагаться на русский авось («хорошо бы не опоздать», «может, успеем подготовить презентацию вовремя»). «Цейтноты для многих нижегородских компаний - обычная практика, но мы сами их устраиваем, а после преодоления трудностей чувствуем себя героями», - отмечает г-жа Земскова. Различия в поведении россиян и иностранцев, по ее мнению, очень заметны при организации выставок: если у наших бизнесменов основные приготовления стенда приходятся на последнюю ночь перед открытием экспозиции, то, например, американцы приезжают заранее, распаковывают и монтируют уже готовый стенд, не создавая при этом никаких цейтнотов.
«Не свойственно иностранцам и смешение рабочего и личного, - дополняет г-жа Моргун. - В частности, у немцев телефонный звонок с 13 до 14 часов будет расценен как проявление дурного тона, поскольку этот период считается временем обеда и отдыха». Россияне же почти не обращают внимания на подобные условности: они могут созваниваться по деловым вопросам и вечером, и в выходные дни, зато в рабочее время с такой же легкостью способны отвлечься на разговоры личного характера.
Идти только к цели
Ирина Земскова, директор Центра кадровых технологий «Бизнес Будет!»
Для меня тема тайм-менеджмента сейчас очень актуальна. Пять лет назад я вообще не задумывалась о том, как расходую время, - работала, отдыхала, но это было скорее пребывание в процессе, чем движение к четким целям. Когда я сама начала использовать эту методику, то поняла, как сильно она меняет отношение к происходящему.
Впервые с управлением временем меня познакомили американцы - я была поражена, насколько они пунктуальны. Если встреча назначалась на 10 часов, то партнер приходил за 5 минут до установленного срока. Я по российской привычке опаздывала, посылала sms-сообщения о том, что заблудилась в чужом городе, но было очень неприятно, когда меня ждали.
Потом американцы четко показали мне, сколько стоит мое время (стоимость контрактов разделили на рабочие часы), и постепенно я начала ценить его. Согласитесь, российских бизнесменов никогда не учили этому - ставить цели, переводить время в деньги, отличать важные дела от тех, которые нас отвлекают, но по каким-то причинам мы делаем их.
Помню, 5-7 лет назад я очень часто подолгу задерживалась на работе - была в хорошем смысле слова больна бизнесом, ратовала за него, но никогда не думала, что этим я оказываю плохую услугу своим управленцам, отнимая у них вечерние часы. Им было неудобно уходить с работы раньше меня, а мне нравилось, что они, как мне тогда казалось, радеют за бизнес, также как и я. Сейчас я понимаю, что организационный хаос (и за ним перегрузки) возникает там, где время не считается. Наличие жестких ограничений заставляет раскладывать все дела «по полочкам», в результате чего находятся часы и для работы, и для отдыха.
Кроме того, я научилась не тратить времени на то, что не ведет к моей цели. Раньше я, как человек творческий, всегда отсматривала различные бизнес-идеи, принимала участие в их обсуждении, обдумывала, как можно запустить новый проект. Но, осознав, что на всё времени не хватит, в настоящее время углубилась лишь в одно серьезное дело, и хочу совершенствоваться в этом направлении.
Фото: mindhobby.com
