Совещания в производственном процессе всегда многозадачны. Они информируют, объединяют, помогают решать проблемы и вопросы. Они помогают в работе только в том случае, если поддерживают коллектив в развитии и достижении цели. И мешают, если приводят к потере времени, сил, энергии, раздражают и тормозят. Чтобы совещания помогали, стоит учесть множество факторов.
Первый – тема. Не обозначить тему сбора – главная ошибка организаторов совещаний. Если рабочий процесс устроен так, что руководитель тянет на себе всю команду, он перестает замечать подобные моменты: формулировать тему некогда и бестолково – всё равно все придут, потому что обязаны.
Точно обозначенная тема встречи всего коллектива или его представителей могла бы дать людям возможность поразмышлять, обдумать свои предложения. А её отсутствие подчёркивает равнодушие руководителей, их неверие в коллектив и более того – подсказывает, что речь может пойти о скрытых противоречиях и застарелых конфликтах. Может, поэтому тему не объявляют? Думают, узнаем – не придём?
Еще лучше – кроме темы, обозначить задачу, которую на совещании нужно будет решить.
День недели для совещания подходит любой – от понедельника до пятницы. Равно как подходят суббота и воскресенье, если в компании форс-мажор, кризис, неотложные дела.
Установить идеальное время для совещаний практически невозможно. Утром лучше поработать с клиентами, чем просидеть в переговорной, вечером все измотаны и спешат домой.
А вот обеденное время... С одной стороны - грех его отбирать у сотрудников. А с другой – можно посовещаться за бизнес-ланчем. Креативно, необычно, вызывает интерес.
Совещание – энергетик. Не понимать этого – другая большая ошибка руководителей. Сотрудники идут на совещание не за творческой свободой или жесткими инструкциями, они приходят на место, заряженное энергетикой людей, настроенных действовать.
Марина Коломеец, заместитель директора ассоциации кредитных потребительских кооперативов «Нижегородский кредитный союз» по Нижегородскому региону:
«Я провожу большие совещания, на которые съезжаются старшие менеджеры финансовых отделений компании, а именно восемь человек, один раз в месяц. На совещаниях также присутствуют президент ассоциации, финансовый директор, главный бухгалтер, руководители кредитного, юридического, рекламного отделов.
Таким образом, нас собирается 15-17 человек. Здесь мы не только изучаем результаты работы и проблемные места в операционной деятельности, но и обсуждаем новые программы, услуги и предложения прежде, чем их внедрить.
Безусловно, совещания помогают работе каждого сотрудника. Это и обратная связь, и рекомендации по практическому воплощению нововведений и / или исправлению существующих недостатков, нахождение больных мест в работе. Средняя продолжительность совещания от 1,5 до 2-х часов.
Несмотря на то, что сотрудник в любое время может обратиться в головной офис ассоциации по любому вопросу, именно на совещаниях он встречает своих коллег, с которыми делится знаниями, опытом, мыслями, результатами. Всё это помогает выстраивать более тесные взаимоотношения внутри коллектива и настраивает на доверительные отношения друг к другу.
Кроме того, два раза в неделю в начале рабочего дня организуются 15-20 минутные Skype-конференции, на которых обсуждаются текущие проблемы, ставятся задачи на ближайшие два-три дня. Я не мыслю эффективную и производительную работу ассоциации без совещаний и так называемых "летучек"».
Российская практика показывает: непонимание этого превращает совещания в орудие разрушения человеческого потенциала.
Так происходит, если руководитель проводит совещания:
- потому что просто боится потерять влияние;
- по-человечески одинок и за счет сбора коллектива заполняет обычную пустоту вокруг себя;
- хочет подчеркнуть чувство своей избранности и значимости;
- реализует свои большие, но пустые амбиции;
- пытается втянуть сотрудников в выяснение отношений, этим спровоцировать агрессию и «разобраться» с кем-то неугодным.
Совещания помогают в работе, если их участникам понятно и ясно:
- мы решаем задачи на пользу производству;
- руководство открыто для новых мыслей и предложений, будут услышаны все, в том числе самые молодые;
- критика будет принята к действию и пойдет на пользу;
- каждый из приглашенных на совещание – не стадный персонаж
- все на совещании – партнеры, ведётся запись, каждый несёт ответственность за то что сказал и предложил.
Сотрудники так же могут иметь в виду: совещание – сдерживающий фактор авторитарного поведения руководства. Поэтому не надо их пропускать.
