Вопреки расхожей поговорке, что переезд равносилен двум пожарам, опыт нижегородских компаний, переживших смену офиса, свидетельствует об обратном. Многим удается сменить место «прописки» фирмы без серьезных потерь. Как подобрать помещение, отвечающее специфике работы фирмы, и спланировать переезд, чтобы минимизировать расходы и время вынужденного простоя, а главное - не лишиться своих клиентов?
К основным рискам, связанным со сменой адреса компании, относятся вероятность потери клиентов и непредвиденные расходы при переезде и обустройстве нового офиса. Но благодаря высокому уровню организации менеджмента и использованию современных средств коммуникации рисковая составляющая этого процесса сводится к минимуму. А помимо «прописки» по более удобному для компании адресу и на более оптимальных площадях переезд предоставляет возможность поднять командный дух сотрудников, объединяющихся ради общего дела.
Пакуем чемоданы
Причинами переезда могут стать значительный рост штата компании, когда сотрудникам становится некомфортно работать на занимаемых площадях, подбор более дешевого по стоимости аренды помещения или решение приобрести офисную недвижимость в собственность. Как рассказала директор туристической компании «Норд» Людмила Чернявская, смена месторасположения офиса фирмы была обусловлена требованием освободить занимаемое помещение - его передавали в пользование региональным правительственным структурам.
Помимо недостатка площадей для размещения рабочих мест и невыгодной арендной ставки, причиной поиска нового помещения для нижегородского филиала компании Tele2 послужил дефицит подключенных к зданию энергомощностей. «Это не давало возможности, например, установить системы кондиционирования. Из-за этого работать в офисе в летний период было проблематично», - поясняет региональный управляющий директор Tele2 Игорь Гракович.
Для интенсивно расширяющихся фирм периодическая смена арендуемых площадей на большие становится уже традицией.
Так, генеральный директор приволжского офиса ГК «Инталев» Сергей Львов рассказал, что по мере реализации плана развития, который подразумевал ежегодный рост основных показателей деятельности (в том числе и количества сотрудников) на 100%, компания за время работы в регионе успела сменить три помещения. «Вначале нас было шестеро, сегодня работает тридцать сотрудников, к концу текущего года их должно стать пятьдесят, - говорит г-н Львов. - Так что мы уже присматриваем варианты другого помещения. У нас даже предусмотрена специальная премия тому, кто подберет лучший».
При выборе нового «места дислокации» каждая фирма предъявляет свои требования к помещениям. В приволжском офисе ГК «Инталев» рассказали, что стоимость аренды не играет особой роли для компании: главное - удобное для сотрудников транспортное сообщение. Нынешним местом расположения компании стало офисное здание в заречной части города, где проживает большинство сотрудников. Остальным на дорогу из нагорной части требуется не больше 20 мин. «Аренда дорогостоящих помещений в новых бизнес-центрах города скорее является элементом имиджа, - считает Сергей Львов. - Наша работа с клиентами заключается в неспешных переговорах вне офиса - на деловых встречах, например, в ресторанах».
Туристический бизнес предполагает совершенно иной формат общения с клиентами. Г-жа Чернявская рассказала, что поиск нового помещения продвигался непросто: от части предложений в новых бизнес-центрах пришлось сразу отказаться, поскольку там действовал жесткий пропускной режим, причем и на входе в здание, и на этажах, что заведомо препятствует росту числа обращений граждан, желающих отправиться на отдых. Кроме того, в расчет принималась возможность доступа работников в офис в выходные дни и неограниченного рабочего дня, когда арендодатель не требует покинуть бизнес-центр, например, после 19.00, так как клиенты нередко обращаются в компанию и в более позднее время. Другие варианты не устраивали из-за плохих подъездных путей, затрудненного транспортного сообщения, небольшой емкости гостевой парковки либо низкого качества самих помещений (предлагали подвальные и полуподвальные объекты). «Тем не менее нам удалось занять оптимальные по всем показателям площади в отреставрированном респектабельном здании, фасад и интерьер которого производят положительное впечатление на наших клиентов», - подчеркнула директор туристической компании «Норд».
Основными причинами выбора компании Tele2 в пользу нынешнего помещения были объем сдаваемой площади, стоимость аренды и проведение владельцем ремонта здания.
В целом, определяющим фактором при выборе офиса служит специфика бизнеса компании и ее клиентской базы. «Если деятельность предполагает обслуживание широкого круга населения, оптимально будет разместиться в наиболее активных точках города - вдоль красных линий, вблизи транспортных развязок. При этом следует выбирать более демократичные бизнес-центр либо отдельное помещение, так как в ином случае оно может отпугнуть часть потенциальных клиентов, которые попросту будут стесняться войти внутрь», - отмечает директор по продажам агентства недвижимости «Адрес» Елена Соловьева.
Когда бизнес не связан с активными посещениями офиса клиентами, имеет смысл подобрать помещение на первых этажах новостроек. Как и в случае с недавно построенными бизнес-центрами, здесь существует возможность сделать внутренний ремонт силами застройщика с оплатой его стоимости в рассрочку. При этом, по словам Елены Соловьевой, на время ремонтных работ съемщикам помещений обычно предоставляются арендные каникулы. Если же финансовые возможности компании позволяют снимать дорогостоящие помещения, а бизнес ориентирован на состоятельных клиентов и партнеров, фирмы часто разделяют свои офисы на представительские, где размещается руководство, и рабочие, в которых трудятся бухгалтерия и другие службы. Таким образом помещения разных классов могут быть востребованы одной организацией.
Компании, занимающиеся оптовой торговлей и транспортным обслуживанием, предпочитают обосновываться в заречной части Нижнего, где, помимо удобного сообщения с транспортными магистралями, есть возможность разместить автопарк и складские помещения.
Куда податься?
На сегодняшний день нагорная часть Нижнего Новгорода лидирует по степени развития офисной инфраструктуры. Как сообщил руководитель информационно-аналитической службы ГК «Триумф» Алексей Чемоданов, на относящиеся к ней районы приходится около 70% предложения офисных площадей всего города, хотя здесь проживает лишь 30% нижегородцев. «В структуре распределения офисного фонда наблюдается явный перекос в сторону верхней части города, где уже сформированы плотные офисные зоны, которые образовали центр деловой активности Нижнего Новгорода», - комментирует г-н Чемоданов. Фактически в него входят историческая часть Нижегородского района (единая офисная зона), площадь Горького, пересечение улиц Горького и Решетниковской, окрестности площади Свободы и площади Октябрьской, а также улицы Ванеева и Белинского (Советский район). Наиболее высокая концентрация офисных площадей в заречной части города наблюдается в центрах Канавинского и Сормовского районов.
По словам Алексея Чемоданова, порядка половины совокупного предложения офисов в аренду составляют помещения площадью 50-100 кв. м, наименьшая доля - всего 9% - у помещений площадью более 500 кв. м. Г-н Чемоданов отметил, что спрос на офисы до 50 кв. м (такие объекты востребованы, в первую очередь, малым бизнесом с небольшим числом сотрудников) в городе не удовлетворен, так как собственникам выгоднее и удобнее держать у себя меньшее число арендаторов. Однако, по прогнозам Алексея Чемоданова, по мере снижения доходности офисной недвижимости и ужесточения конкуренции между бизнес-центрами площади все охотнее будут дробить на более мелкие помещения.
По данным ГК «Триумф», в 2006 г. рост ставок аренды офисной недвижимости в городе составил 14%, в 2007 г. - 13%. «Динамика роста стабильно держится на уровне инфляции. Конкуренция между арендодателями не дает возможности увеличивать плату более высокими темпами. В освою очередь, стоимость продажи офисов поднялась на 25% в 2006 г. и на 86% в 2007 г. из-за сохраняющегося у инвесторов интереса к этому рынку», - комментирует Алексей Чемоданов. По его словам, в текущем году стоимость продажи вырастет в среднем на 20%, а удорожание аренды останется на уровне инфляции.
По состоянию на середину апреля средняя арендная плата по городу составляет 620 руб./кв. м, при этом ее размер заметно варьируется в зависимости от районов. Так, самые высокие ставки зафиксированы в центре Нижегородского района - в среднем 865 руб./кв. м при возможном максимуме в 2,6 тыс. руб./кв. м. В Советском районе, на периферии Нижегородского района, в Канавинском и Автозаводском районах аренда стоит 530-650 руб./кв. м, максимальный уровень в 1,6 тыс. руб./кв. м достигается на улицах Ижорская и Веденяпина, а также в окрестностях площади Ленина. В остальных районах средняя ставка колеблется в пределах 400-500 руб./кв. м.
С вещами на выход!
В приволжском офисе ГК «Инталев» рассказали, что их переезд осуществлялся с привлечением специализированной мувинговой компании. «При проведении всех работ, связанных с транспортировкой, силами сотрудников компании велик риск того, что между ними возникнут конфликты из-за неравномерно распределенной нагрузки и обязанностей, - говорит Сергей Львов. - Без проблем может обойтись, если работники полны трудового энтузиазма, либо когда переезжает небольшая организации». Самым же главным риском г-н Львов считает вероятность травм при переноске тяжелых и габаритных офисных предметов. «Можно просто посчитать, каков будет ущерб, если на следующий после новоселья день из-за растянутой спины на работу не выйдет сотрудник, через которого проходят значимая информация или большие суммы денег, и сравнить его с издержками на услуги мувинговых компаний», - заключает он. Сотрудники приволжского офиса ГК «Инталев» помимо упаковки вещей поучаствовали в процессе «заселения», когда необходимо было развертывать внутренние сети в новом офисе, устанавливать и настраивать IT-оборудование, чтобы обеспечить непрерывный режим работы компании.
Игорь Гракович рассказал, что компания Tele2 также прибегла к услугам фирмы, помогающей осуществлять переезды, но та не выполнила своих обязательств. «В день транспортировки офисного оборудования и техники выяснилось, что в бизнес-центре, куда мы переезжали, нет грузового лифта, поэтому нанятым грузчикам пришлось нести все на седьмой этаж на руках, - вспоминает г-н Гракович. - Но, выполнив половину работы, со словами «сами таскайте за такие деньги» они просто ушли, не взяв плату». Таким образом, оставшиеся на первом этаже вещи сотрудники Tele2 подняли в офис самостоятельно. После этого компания наняла профессиональную мувинговую фирму для перевозки остального имущества, в том числе сейфа весом в тонну.
Время и деньги
В связи с необходимостью срочно освободить помещение переезд у компании «Норд» выпал на середину лета - самое горячее для туристического бизнеса время. «Мы переехали за один день, так как специфика нашей работы не позволяет долго «сидеть на чемоданах». Некоторое время пришлось работать на два офиса: на прежнем месте остался сотрудник, который перенаправлял приходящих клиентов по новому адресу и отвечал на телефонные звонки», - рассказывает Людмила Чернявская. При этом она подчеркивает, что смена месторасположения не сказалась отрицательно на работе компании, а благодаря новым соседям фирме удалось пополнить клиентскую базу.
В отличие от ТК «Норд» представительству компании «Инталев» никто из третьих лиц сроков переезда не устанавливал, поэтому была возможность самостоятельно спланировать дату отъезда из старого помещения - последний рабочий день в году. «29 декабря нас никто не искал и не ждал, так что мы могли спокойно заняться переездом, - вспоминает Сергей Львов. - К тому же у нас появилась возможность прийти в офис в праздничные дни и не спеша доделать оставшуюся работу по его обустройству, чтобы 11 января сотрудники смогли приступить к своим обязанностям».
Предшествующая переезду подготовка новых помещений составляет основную статью расходов компании при смене офиса. Сюда входят проведение внутренних сетей, отделка интерьеров, если выбраны еще не отремонтированные арендодателем площади, возможно, приобретение новой мебели, установка кондиционеров и т.д.
Как временные, так и финансовые затраты могут превысить запланированный объем по вине сторонних организаций, привлекаемых к переезду. Так, в результате задержки выполнения заказа компании Tele2 на производство и установку офисных перегородок было перенесено проведение силовых и телекоммуникационных сетей, что, в конечном итоге, увеличило срок подготовки помещения к работе. ТК «Норд» пришлось понести дополнительные расходы на установку новых телефонов. Изначально фирме пообещали сохранить прежние номера, но не уточнили, что подключены они будут по внешним уличным кабелям.
Возможность оптимизации расходов на ремонт и отделку нового офиса зависит от договоренностей с арендодателем. «Наша компания планировала переезжать в только что надстроенную мансарду, где еще отсутствовала какая-либо внутренняя отделка, - рассказывает Игорь Гракович. - Мы заранее сошлись с собственником на том, что косметические работы в части неотделимых улучшений он возьмет на себя. Кроме того, нам удалось договориться о совместном денежном участии в монтаже систем кондиционирования». А фирма «Норд», например, самостоятельно оплачивала ремонт будущего офиса, но потом арендодатель возместил большую часть понесенных расходов. В среднем издержки опрошенных компаний на переезд не превысили 100 тыс. руб., за исключением компании Tele2, основную статью расходов которой составило изготовление офисных перегородок.
Децентрализация деловой активности
По наблюдениям руководителя информационно-аналитической службы ГК «Триумф» Алексея Чемоданова, в Нижнем Новгороде намечается тенденция к децентрализации офисной недвижимости. А конкуренция между бизнес-центрами, находящимися в нагорной части города, обостряется.
«Раньше для строительства офисных зданий осваивали в первую очередь центр Нижегородского района, - говорит Алексей Чемоданов. - Но проблемы с транспортным сообщением и парковками стимулировали предложение офисов, расположенных в нижней части города, например, для бизнеса, связанного с перевозками либо оптовой торговлей, обслуживанием населения и т.д. Это строящиеся либо реконструируемые здания классов B и C: бизнес-центр «На Стрелке», возводимый объект заявленного класса B+ на улице Советской, а также деловой центр «Бугров Бизнес Парк» на Комсомольской площади».
Вместе с тем из центра «за реку» переезжают пока еще неинтенсивно. Из уже действующих объектов в заречной части города качественных предложений насчитывается не более 5. Готовящийся к сдаче центр на Комсомольской площади благодаря близости к транспортной развязке, по мнению г-на Чемоданова, в перспективе сможет привлечь арендаторов как из нагорной, так и заречной частей города. В свою очередь объект на улице Советской имеет очевидные проблемы с парковкой и доступностью для транспорта. Скорее всего в нем обоснуются компании, работающие с населением (нотариусы, адвокаты, страховщики, оценщики и риэлторы), так как данное место - одно из наиболее людных в городе.
Другая тенденция - наблюдается обострение конкуренции между бизнес-центрами, находящимися в нагорной части города. Появление высококлассных объектов привело к оттоку арендаторов из менее качественных реконструированных административных зданий. Удержать в них компании теперь можно лишь снижением стоимости аренды. По словам Алексея Чемоданова, нарастает борьба и между центрами одного класса. «По мере приближения открытия второго бизнес-центра заявленного класса А на Октябрьской улице уже имеются примеры перехода арендаторов из здания такого же уровня, остававшегося до недавнего времени единственным в городе», - приводит пример г-н Чемоданов. В других классах соревнуются бизнес-центры на улицах Белинского, Костина и Короленко.
«Так как массового поступления новых предложений на рынок офисных площадей еще не происходило, конкуренция пока не настолько остра, чтобы демпинговать, - считает Алексей Чемоданов. - При этом собственники, думающие, что им удастся сдерживать натиск конкурентов за счет снижения ставок аренды, а не повышения качества помещений, сегодня еще могут привлекать арендаторов».
