Недавнее исследование Сбера и деловой социальной сети TenChat показало: CRM-системы используют только 49% российских компаний. Примечательно, что большинство организаций, которые принимали участие в опросах, — это малый и микробизнес.
А теперь — внимание. Среди той половины, которая до сих пор работает в таблицах, мессенджерах и почте, почти треть предпринимателей признаются, что им трудно выбрать из всего многообразия подходящую CRM.
Специально для них — и для всех, кто ищет удобный способ упростить рутину — эксперт онлайн бухгалтерии Контур.Эльба Антон Артемов подготовил обзор популярных CRM для малого бизнеса. Для примера возьмем реальный бизнес, небольшую студию йоги.
Что такое CRM и для чего она нужна малому бизнесу
Просто напомним. Современные CRM-системы — это сервисы, которые помогают бизнесу автоматизировать рутину и наладить в компании системную работу: отслеживать обращения, вести переписку, фиксировать сделки, анализировать продажи и вовремя напоминать о себе клиентам. В одном окне, без разрозненных таблиц, мессенджеров и блокнотов.
В общем, CRM — это цифровой помощник, который помогает малому бизнесу не утонуть в рутине.
Для малого бизнеса CRM особенно важна. В условиях ограниченных ресурсов важно автоматизировать рутину: выставление счетов, напоминания, работа с лидами. Даже простой функционал помогает высвободить время для развития бизнеса — вместо того чтобы искать, кому вы в последний раз отправляли КП, и вспоминать, кто остался без ответа.
А еще CRM — это контроль: руководитель видит, чем занимается команда, какие клиенты в работе, на каком этапе сделки — и может оперативно принимать решения.
Каждому ли малому бизнесу нужна CRM
CRM нужна не всем, но многим. Допустим, у самозанятого или ИП один-два клиента в месяц, и человек легко все держит в голове — тогда, конечно, можно обойтись Excel или блокнотом. Но если ИП растет: клиентов становится много, появляются сотрудники, воронки продаж, этапы, задачи — без CRM легко потерять заявки или не понять, на чем «тормозит» процесс.
Особенно нужна система тем, кто работает с повторными продажами, строит долгосрочные отношения с клиентами или управляет командой.
Давайте разберем на конкретном примере. Есть студия йоги. Ее владелица, Мария, три года назад начинала с аренды маленькой комнатки без окон и нескольких клиентов. Ей даже не надо было записывать их имена, она знала каждого в лицо — а расписание и оплаты она фиксировала у себя в блокноте.
Сейчас Мария арендует просторный зал в новом ЖК, а количество клиентов увеличилось до 70 человек в месяц. У нее увеличился документооборот — а также появились абонементы, пробные занятия, партнерские программы, скидки. И все это нужно где-то учитывать. Администратор, которого наняла Мария, сказал, что без отдельной программы учета ему с этим хаосом не справиться.
Так Мария начала размышлять о том, что ей надо выбрать CRM-систему. Она стала изучать самые популярные системы для малого бизнеса, вычислять их плюсы и минусы — и смотреть, что подходит для ее бизнеса.
Какие бывают CRM-системы
На современном российском рынке ИТ-решений систем CRM довольно много. Условно их можно классифицировать по трем признакам.
1. По назначению:
- Операционные: сбор данных по заявкам и взаимодействиям.
- Аналитические: анализ данных и выявление закономерностей.
- Коллаборационные: сбор обратной связи и информирование клиентов.
- Комбинированные: все — или почти все — в одной системе.
2. По типу хранения данных:
- Коробочные: надежнее, но существенно дороже.
- Облачные: доступнее, подходят для малого бизнеса.
3. По специализации:
- Универсальные: подходят для любой сферы.
- Отраслевые: адаптированы под конкретную отрасль.
Большинству предприятий малого бизнеса подходят комбинированные, универсальные, облачные CRM. Их достаточно для решения основных задач, автоматизации рутины и повышения качества обслуживания.
Как выбрать CRM-систему
Вот базовые критерии, на которые стоит опираться:
- Функции. Не переплачивайте за то, чем не пользуетесь. Кому-то важна только воронка продаж, кому-то — контроль финансов, а кому-то вообще достаточно «не терять клиентов и оплаты».
- Удобство интерфейса. Если сотрудники не понимают, куда кликать — это провал.
- Стоимость. Многие сервисы берут деньги за каждого пользователя. Кроме того, сложные CRM-системы, как правило, требуют обслуживания и технического «допиливания» под ваши задачи — и, соответственно, дополнительных затрат.
- Интеграции. Если у вас есть сайт, мессенджеры, телефония или email-рассылки — то у CRM-системы должна быть возможность с ними «подружиться».
- Гибкость настроек. Это особенно важно, если у вас специфический бизнес-процесс.
Давайте рассмотрим популярные решения, которые используют в малом бизнесе.
Excel или Google Таблицы: «ручная» система
Половина компаний, которые не используют CRM-системы, ведут учет в Excel или Google Таблицах. По сути, это ручная система учета, в которой ты сам создаешь нужные таблицы: расходы, доходы, клиенты, акты, закупки и так далее. Иногда предприниматели используют цветовую маркировку или формулы, чтобы автоматизировать расчеты.
Плюсы:
- Бесплатно: ни подписки, ни платы за пользователя.
- Гибко: можно создать структуру учетной программы и доработать «под себя».
- Прозрачно: все видно на одном листе — если, конечно, грамотно настроено.
Минусы:
- Ручная работа: в этом варианте все нужно вносить самому. Трудно организовать удобную работу в одном документе для нескольких человек.
- Нет автоматизации: Excel не отправит счет сам, не напомнит о платеже.
- Ошибки в формулах: одна сбившаяся ячейка — и все поехало.
- Нет интеграций с банками — платежи не подтягиваются, приходится сверять вручную.
Тем не менее, для многих такой вариант оптимален: например, у самозанятого немного клиентов, он не выставляет счета каждый день, не отправляет акты. По сути, ему нужен только базовый контроль проектов и денег.
Подойдет ли Марии. Как единственная система учета — уже точно нет: слишком много клиентов, бизнес-процессов, документов. Возможно, подойдет в гибридной схеме. Ее применяют многие предприниматели: допустим, ту же Эльбу используют для документов, налогов, счетов и синхронизации с банками, а таблицы — для финансовой аналитики и закупок.
Это компромисс для тех, кто пока не готов к «настоящей» CRM, но хочет облегчить себе жизнь.
Filin: современное решение для микробизнеса
Filin — это современная альтернатива перегруженным CRM для микробизнеса. Она понятная, легкая и при этом функциональная. Заточена под реальности малого бизнеса: продажи, коммуникации, задачи.
Сервис изначально разрабатывали для мобильных — для предпринимателей, которые работают на бегу и не привязаны к офису, со временем добавили и десктоп-версию.
Плюсы:
- Интуитивный интерфейс и минимум лишнего — фокус на продажах, задачах и коммуникациях.
- Есть встроенный чат с клиентами, телефония, документы, аналитика.
- Интеграции с мессенджерами и сайтом.
- Поддержка через Telegram и активная обратная связь от команды разработчиков.
Минусы:
- Относительно молодой продукт — не так много готовых шаблонов и автоматизаций.
- Меньше гибкости в настройке бизнес-процессов по сравнению с гигантами рынка.
- Минимальный учет остатков на складе.
Стоимость — от 30 рублей в день. В базовый тариф входят три пользователя. Отдельно можно заказать настройку CRM за 4 990 рублей или подключить премиум-пакет за 14 990 рублей: с телефонией, сайтом и консультацией бизнес-аналитика. Пробный период — 10 дней.
Подойдет ли Марии. Отлично подойдет, если у нее пока небольшая студия и мало сотрудников. Вся работа — с телефона: видеть, кто оплатил, где занятие, кто отказался. Можно за 5 минут внести клиента, отправить напоминание и записать оплату. Но документооборот нужно будет вести в другом сервисе.
Эльба: CRM и онлайн-бухгалтерия
Онлайн-бухгалтерия с функцией мини-CRM — решение для тех, кто не готов к тяжелым системам, но хочет вести клиентов в одном месте с бухгалтерией. Упрощает жизнь ИП: считает налоги, сдает отчетность, шлет счета, автоматизирует оплату налогов — но одновременно там можно сохранять контакты клиентов и собирать статистику по сделкам.
Плюсы:
- Не нужен отдельный бухгалтерский сервис: легкая онлайн-бухгалтерия — это конек «Эльбы».
- Единое пространство для задач, проектов и клиентов.
- Автоматическая синхронизация с банками.
- Удобный интерфейс, все на русском, все понятно.
- Предельно простая система для ведения новых клиентов.
- Год бесплатного использования для новых ИП.
- Возможность работы с воронкой продаж.
Минусы:
- Нет делегирования задач сотрудникам.
- Нет подробной финансовой аналитики.
Подойдет ли Марии. Вполне: для нее самое важное — вести учет клиентов, абонементов и оплат, напоминать о занятиях и сразу видеть финансы. Например, клиент приходит на пробное занятие — администратор добавляет его в CRM, делает пометку об интересе к абонементу, а затем выставляет счет прямо из сервиса. Все — в одном окне. Плюс никаких хлопот с документами.
Битрикс24: универсальный комбайн
Флагман среди российских CRM. Это система финучета, таск-менеджер, корпоративный портал и платформа для автоматизации — все в одном. Идеально подойдет бизнесу, который хочет закрыть максимум задач одним инструментом, и постоянно масштабируется. Однако новичкам эта CRM-система может показаться перегруженной.
Плюсы:
- Богатый функционал: CRM, задачи, проекты, телефония, чаты, автоматизация продаж, склад, маркетинг. Здесь можно собрать даже собственный корпоративный сайт.
- Интеграции: с 1С, банками, мессенджерами, соцсетями, маркетплейсами.
- Бесплатный тариф с базовыми функциями для маленьких команд (до 5 пользователей).
Минусы:
- Перегруженность интерфейса: сложно разобраться сразу, слишком много вкладок и опций.
- Требовательность к ресурсам: на слабых компьютерах тормозит, особенно десктоп-приложение.
- Настройка под бизнес-процессы требует времени или опытного интегратора.
Стоимость подписки зависит от наполнения. Базовая линейка — 2 490 рублей в месяц за пятерых пользователей. При оплате за год скидка 30% — 1 743 рублей в месяц.
Подойдет ли Марии. На данном этапе — возможно, это излишне мощный вариант. Но вот когда студия вырастет так, что у нее будет несколько залов и десятки сотрудников — вполне: маркетолог запускает таргет, делает А/Б тесты, клиенты оставляют заявки, менеджер обзванивает, администратор бронирует, преподаватель видит в расписании.
Внутри команды тоже много задач: сделать лендинг, снять промо, ввести бонусную систему — все идет через проекты Битрикса. Все на одной платформе — от рекламы до учета оплат, это удобно.
АmoCRM: заточена под продажи
Интуитивно понятная и «легкая» CRM, которая просто создана для продаж. Основной фокус — работа с клиентами и автоматизация воронки. Подходит компаниям, где важна высокая скорость работы с лидами.
Плюсы:
- Простой и интуитивный интерфейс — можно разобраться за вечер.
- Мощная воронка продаж и визуальный конструктор автоматизаций (Digital Pipeline).
- Интеграции с WhatsApp, Telegram, Instagram, телефонией, сайтами и чат-ботами.
- Удобная мобильная версия.
Минусы:
- Все ориентировано именно на отдел продаж, остальные задачи нужно будет решать через сторонние сервисы.
- Нет бесплатного тарифа, только пробный период на символическое время.
- Ограничена в кастомизации под нетиповые процессы.
Базовый тариф — 599 рублей в месяц за пользователя.
Подойдет ли Марии. Если есть цель именно навести порядок в продажах — несомненно. Создать четкую воронку: пробное занятие — продажа абонемента — продление, и не терять клиентов, которые записались, но не пришли.
Система быстро настраивается, удобно отслеживать клиентов по стадиям. Но детальный финучет бизнеса и документооборот нужно будет организовывать в других сервисах.
1С CRM: классика российского учета
1С — это целая экосистема учетных решений. CRM встраивается в «1С:Управление торговлей» и другие конфигурации, сильна в связке с бухгалтерией и складом. Оптимально подходит производственным компаниям или торговым точкам, где уже стоит 1С.
Плюсы:
- Возможность связать CRM с бухгалтерией, складом, производством, зарплатой и учетом.
- Подходит для компаний, у которых уже есть 1С.
- Широкие возможности кастомизации — конечно, через разработчиков.
Минусы:
- Сложный интерфейс — часто непонятен без подготовки.
- Нужен сервер или облачный хостинг, настройка и сопровождение.
- CRM в 1С — это не отдельный продукт, а часть типовой конфигурации, не всегда логично собранной.
Стоимость базовой лицензии на одного пользователя — от 5700 рублей, расширенный вариант для 10 менеджеров — от 22 500 рублей. Есть аренда модуля для облачных 1С, для многих компаний она обойдется примерно от 1000 рублей в месяц.
Подойдет ли Марии. Для студии йоги с потоком около 70 клиентов в месяц 1С почти наверняка будет излишне громоздким решением: интерфейс и логика построения этой программы больше заточены под учет и регламенты, чем под клиентский сервис и простое взаимодействие. Это система, которая хорошо себя чувствует в торговле, производстве, бухгалтерии, где есть номенклатура, склад, закупки, отчетность.
Если бы студия была частью фитнес-центра, где уже используется 1С — тогда да. Было бы удобно в одной системе связывать оплату абонементов с бухгалтерией, выдавать чеки, отслеживать продажи напитков и ковриков. В общем, эта CRM идеальна, если бизнес уже живет в 1С.
EnvyCRM: для бизнеса, который считает деньги
Легкая CRM с гибкими настройками и поддержкой. Подходит компаниям, где важно не только автоматизировать рутину, но и видеть воронку продаж в разрезе прибыли, расходов и зарплат — это отличный аналитический инструмент для контроля за цифрами.
Плюсы:
- Продвинутые воронки продаж с возможностью учитывать не только заявки, но и оплату, маржу, расходы.
- Наглядные отчеты: видно, сколько приносит каждый канал, менеджер, клиент.
- Хороший контроль качества и дисциплины команды: работа по KPI, отчетность.
Минусы:
- Интерфейс проще, чем у amoCRM или Bitrix — местами аскетичный.
- Меньше интеграций «из коробки».
- Требует времени на внедрение и обучение.
- Нет помесячной оплаты, только годовая.
Стоимость — 840 рублей за пользователя при оплате за год — или 645 рублей при оплате за два года. Тестовый период — 7 дней.
Подойдет ли Марии. Неплохой сервис: там можно вести учет клиентов, ставить задачи менеджерам и контролировать сделки — и одновременно проводить финансовый анализ эффективности компании.
Единственное «но»: по-настоящему попробовать не получится — за 7 тестовых дней мало что можно понять.
Мегаплан: CRM + задачи + управление командой
CRM как часть большой системы, с уклоном в управление задачами и процессами. Подходит тем, кто хочет объединить продажи, задачи, финансы и аналитику. Идеален для крупных компаний с филиалами, которым важно контролировать работу разных команд и видеть картину целиком.
Впрочем, сервис легко подстраивается и под задачи малого бизнеса. Можно использовать только базовые блоки CRM: сбор заявок, карточки клиентов, воронку и аналитику клиентского пути — и этого во многих случаях будет вполне достаточно.
Плюсы:
- Мощная экосистема: масштабный контроль и прозрачность.
- Гибкая настройка прав доступа, ролевой модели.
- Удобно для управления и продаж, особенно если в бизнесе важна командная работа.
Минусы:
- Медленнее развивается по функционалу, чем более молодые системы.
- Есть ограничение по кастомизации в базовом тарифе.
Тариф «CRM:Лайт» стоит 899 рублей за пользователя при оплате за месяц — или 629 рублей при оплате за год. Полный функционал обойдется от 1099 рублей — но он в реальности нужен скорее среднему и крупному бизнесу.
Подойдет ли Марии. В «лайтовом» варианте — возможно. А если потом студия вырастет в большую компанию с филиалами — то, возможно, понадобится уже полная версия: надо будет видеть всю командную работу. Например, параллельно идет открытие нового филиала, согласование дизайна зала и набор преподавателей — все это можно вести в задачах Мегаплана.
Вместо вывода
Те, кто уже пробовал выбирать CRM, знают: есть еще и отраслевые системы — узкоспециализированные, заточенные под конкретные ниши. Такие решения действительно бывают идеальными, например, для стоматологии, автосервисов или репетиторских центров. Но далеко не всегда они универсальны.
Поэтому в этом обзоре мы сознательно обошли их стороной — хотели сосредоточиться на популярных платформах, которые подойдут широкому кругу компаний.
В любом случае, без теста — никуда. У каждой компании свои процессы, и то, что не работает у соседа по рынку, может идеально встать в вашу схему. Хорошая новость — почти у всех CRM есть демо-доступ или тестовый период. Пользуйтесь этим — и выбирайте не по рекламе, а по реальному удобству.
