Как известно, при ведении бизнеса немалая доля временных и трудовых затрат приходится на обслуживание объектов недвижимости – техническое и сервисное. И в этом случае важно принять решение: пользоваться услугами собственной службы эксплуатации или нанять эксплуатирующую компанию. От этого выбора будет зависеть многое.
Купить, арендовать, эксплуатировать
Немало компаний различной бизнес-ориентации за последние 2-3 года увеличили свои активы на порядок. Поэтому одним из основных императивов их деятельности становится вопрос размещения увеличенного штата посредством аренды или покупки соответствующей недвижимости. Причем если еще несколько лет назад соотношение объема сделок по аренде и покупке офисных помещений составляло 90:10, то сегодня доля последних выросла до 30%.
Попробуем теперь ответить на вопрос, что сегодня выгоднее: арендовать или покупать недвижимость?
Аренда офисной недвижимости выгодна быстро развивающейся компании (вне зависимости от профиля основного бизнеса), в случае когда затраты на аренду меньше или равны условным затратам на эксплуатацию собственных помещений, а бюджет профильного развития составляет до 70% от операционной прибыли. При этом уровень собственной доходности выше, чем уровень доходности в коммерческой недвижимости.
Покупка недвижимости выгодна для стабильной компании, в случае когда затраты на аренду больше условных затрат на эксплуатацию собственных помещений, а возможность безболезненного выделения средств на покупку недвижимости составляет до 25% от операционной прибыли компании. Уровень доходности в этом случае ниже, чем уровень доходности в коммерческой недвижимости.
Как только принято решение о покупке или аренде, необходимо определиться с человеком, который в рамках компании будет руководить реализацией проекта покупки (аренды), ремонта (реконструкции) и эксплуатацией (техническим обслуживанием) недвижимости. Чем раньше произойдет вхождение в проект подобного специалиста, тем меньше вероятность возникновения форс-мажорных рисков от принятия дилетантских решений. Идеальный вариант, когда специалист участвует в разработке концепции развития недвижимых активов компании.
Цель службы эксплуатации, в конечном счете, это обеспечение увеличения стоимости недвижимости (реверсивной стоимости, если вдаваться в детали).
Собственная служба с нуля
Для организации такой службы необходимы три утвержденных основополагающих принципа:
1. Режимы и структура эксплуатации.
2. Штатное расписание.
3. Бюджет эксплуатации.
Правильность принятых режимов эксплуатации, штатных расписаний и бюджетов немыслима без качественного анализа исходной информации. Это, безусловно, весьма специфический процесс, но и он поддается структурированию, главное здесь – опыт специалиста. К примеру, если взять исходную информацию (которая подразделяется на общую техническую, техническую документацию и информацию об ограничении функционирования объекта) за 100%, то в наличии оказывается не более 20-30%, а следуя верной методике, этот показатель можно увеличить до 60-70%.
Началом процесса организации собственной службы и будет сбор всей возможной исходной информации, а становление службы происходит после утверждения принципов и наличия 80% штата на объекте.
Выход собственной службы эксплуатации на «проектную мощность» происходит после года работы: должен пройти полный 12-месячный цикл. С большой долей уверенности можно утверждать, что стадия стабилизации наступает на исходе второго такого цикла.
Все на аутсорсинг!
Можно передать постановку службы на аутсорсинг профессиональной эксплуатирующей компании. Выбор между собственной технической службой и привлечением профессиональной эксплуатационной компании на аутсорсинге, лежит, на наш взгляд, в трех плоскостях.
1-я плоскость: оптимизация затрат как производная экономической эффективности. Затраты на эксплуатацию и техническое обслуживание со стандартным пакетом услуг, к примеру, для бизнес-центра класса В площадью 5 тыс. кв. м с привлечением специализированной эксплуатирующей организации составляют $2,5-3 на кв. м в месяц.
В «стандартный пакет» входит выполнение всех функций службы главного инженера, техническое обслуживание инженерных коммуникаций, клининг, снабжение непроизводственными товарами, обеспечение пропускного режима на территорию, технический консалтинг и дополнительный сервис для сотрудников и клиентов.
В свою очередь затраты на эксплуатацию и техническое обслуживание со «стандартным пакетом» услуг собственной службы составляют порядка $3,5-4 на кв. м в месяц. Разница в $1 на кв. м в месяц – это, с одной стороны, цена доверия к независимым эксплуатационным компаниям, а с другой стороны, стоимость желания «тотального» контроля собственника над всеми процессами.
2-я плоскость: качество предоставления услуг. Как правило, качество предоставляемых услуг специализированными организациями выше, чем собственной службой. На сегодняшний день из всех направлений эксплуатации здесь лидирует клининг. Именно услугу комплексной уборки офиса чаще всего отдают на аутсорсинг. Собственная клининговая служба требует серьезных трудовых и материальных затрат. Компания на аутсорсинге обеспечит надлежащий контроль качества уборки, все инструкции производителей по очистке оборудования и отделочных материалов будут соблюдены.
С другой стороны, качество и спектр услуг собственной компании могут быть несопоставимы со сторонними организациями, к примеру, выполнение заявок сотрудников фирмы относительно аварийно-ремонтных работ в собственных квартирах. Перед проблемой «течет кран» или «не спускает бачок» все равны: и курьер, и генеральный директор. Решая подобные вопросы, собственная служба эксплуатации предоставляет даже не сервис, а комфорт жизнедеятельности. Но это уже высший пилотаж…
3-я плоскость: профессиональная подготовка кадров. При всех равных возможностях и экономическую эффективность, и качество услуг обеспечивают привлеченные специалисты.
Что касается экономической эффективности собственной службы и аутсорсинговой компании, ситуация следующая: рост благосостояния и развитие бизнеса формирует новые стандарты сервиса обслуживания и качества услуг. В случае с собственными службами это приводит к увеличению затрат по сравнению со стоимостью услуг сторонней организации (более дорогие специалисты, более дорогие расходные материалы, более широкий перечень услуг).
В случае со сторонними компаниями происходит оптимизация затрат за счет конкуренции, сетевого подхода (веерное обслуживание нескольких объектов) и оптовых цен на расходные материалы. В итоге себестоимость своих служб растет, стоимость услуг на эксплуатацию сторонней организацией остается постоянной.
Если собственником недвижимости принято решение о передаче эксплуатации на аутсорсинг, встает вопрос о выборе эксплуатирующей организации. Покупать ли услуги в комплексе или по отдельности? Дело в том, что сами организации, работающие на аутсорсинге, используют эту технологию для организации своего бизнеса. Чаще всего на аутсорсинг отдается обслуживание систем вентиляции и кондиционирования, лифтового оборудования, систем противопожарной безопасности, клининг. Таким образом, аутсорсинг – это одна из наиболее современных моделей хозяйствования, позволяющая добиться преимуществ в условиях растущей конкуренции.
Увы, между управляющим недвижимостью и независимой эксплуатирующей компанией нередко возникают конфликты, их главная причина – недоверие. Для устранения этого барьера нужно максимально разграничить функции управляющего и эксплуатирующей компании.
Кого привлечь?
В настоящее время многие компании задумываются о том, как лучше всего обустроить инфраструктуру действующих коммерческих объектов, кого лучше привлечь для эксплуатации зданий. Чтобы точно ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть все факторы, оценить плюсы и минусы обоих вариантов. Предлагаем сравнительный анализ собственной службы эксплуатации и эксплуатационной службы на аутсорсинге.
Фото: JP
