Как обеспечить заинтересованность сотрудника, который тратит деньги компании?
Этот вопрос рано или поздно задает себе каждый руководитель и владелец. Кто-то, не доверяя наемному персоналу, меняет закупщиков каждые полгода - год, кто-то подбирает на эту должность «надежных» сотрудников, кто-то применяет сложные системы мотивации. Все чаще компании прибегают к передовым технологиям, чтобы организовать процесс закупок максимально прозрачно и эффективно.
Кризис – стимул к переменам
Когда в 2006-2007 годах мы начинали выводить на рынок сервис, обеспечивающий экономию, прозрачность и эффективность закупок, то столкнулись с удивительной ситуацией: с кем бы из крупных и средних компаний мы ни разговаривали, везде слышали в ответ, что у них и так все хорошо. Со многими собственниками я разговаривал лично, и они говорили, что экономия им не нужна, а электронные торги – конфликтный инструмент, могут быть затронуты чьи-то интересы.
Такая ситуация продолжалась ровно до кризиса 2008 года. В новых экономических условиях огромное количество собственников пересмотрело свою стратегию и отношение к эффективным закупкам. До кризиса рост компаний был столь значительным, что любая экономия на закупках, даже двадцатипроцентная, не слишком интересовала бизнес, потому что он рос на 40-50% в год. Интересна была исключительно капитализация, при этом прозрачные закупки не рассматривались собственниками как инструмент для ее повышения. Сегодня, конечно, рассматриваются.
После кризисных лет существенно изменилось понимание того, как необходимо оценивать эффективность работы закупщиков. Например, претерпели серьезные изменения схемы мотивации как рядовых сотрудников, так и руководителей высшего звена. Выплату вознаграждений все чаще привязывают к результатам работы, а фиксированные бонусы уходят в прошлое.При этом компании внедряют системы, при которых бонусный фонд формируется с учетом такого показателя, как экономия на закупках.
Новая информационная среда
Вместе с необходимостью экономить, пришло и осознание того, что нужно отказаться от привычной практики осуществления закупок, сложившейся в отрасли. Сейчас менеджеры по закупкам учатся работать в новой «небумажной» реальности, ведь именно интернет обеспечивает максимальную прозрачность закупок, широкий охват различных поставщиков и участников торговой процедуры.
Все же некоторые управленцы до сих пор считают, что, распоряжаясь фактическими закупочными потоками, они могут делать это монопольно и весьма эффективно. Однако жизнь подтверждает обратное - результативность при таком подходе быстро падает. Если в неэлектронном виде вы можете провести одну, две или десять конкурентных процедур, исходя из собственной мотивации, компетенции и опыта, то эффективно провести "вручную" более 10 процедур уже невозможно.
При большом количестве торговых процедур управленец неизбежно начинает передоверять часть своих полномочий подчиненным, которые принимают те или иные решения исходя из собственных интересов. И нередко можно столкнуться со злоупотреблениями, когда хорошие предложения от производителя не попадают в шорт-лист, а уходят в шредер на уровне исполнителя.
Когда управленец не использует такой инструмент, как электронные торговые площадки, он вынужден опираться исключительно на своих людей, которых, как известно, всегда не хватает. В результате вместо того чтобы с помощью новых технологий добиться прозрачности процедуры, некоторые управленцы следуют давно устаревшему способу "ручного" управления закупками.
Электронная площадка – это возможность организовать информационный поток и настроить его таким образом, чтобы получать весь спектр предложений от поставщиков. А дальше все зависит от компетентности закупщика, от его умения работать с конкурентной средой.
Экспертиза и аналитика
Весьма ощутимой проблемой пока еще является то, что извещение при закупке может быть составлено под конкретных поставщиков и производителей, что создает пространство для различных сговоров и серых схем, а в конечном счете уничтожает конкуренцию.
У каждой компании свои методы борьбы с недобросовестными исполнителями. Кто-то, например, развивает мощную службу безопасности для того, чтобы поймать жуликов-снабженцев и мошенников из других подразделений, которые затачивают размещение под конкретного поставщика. Найти прямые доказательства отката крайне сложно, только косвенные признаки. Существуют примеры, когда компании вводят горячие линии для сообщения о внутренних правонарушениях. Но эффективность работы анонимных служб обычно крайне низка – на горячие линии приходит много пустой и недостоверной информации.
Более эффективным оказывается «метод пряника» - различные системы мотивации, которые вводятся в компаниях. Зарплата снабженцев как правило формируется из оклада и бонусов, при этом бонусы напрямую привязаны к финансовым результатам компании. Важно, создать такую ситуацию, когда закупщику будет невыгодно рисковать - если размер отката меньше или сопоставим с зарплатой снабженца, вряд ли он возьмет деньги.
Существует и еще один путь борьбы с недобросовестными исполнителями – технологический. Мы сейчас активно развиваем аналитическое направление. Исходя из данных, которые есть на торговом портале, мы предоставляем собственникам и руководству компании экспертные заключения, при помощи которых можно просмотреть, как проводились процедуры, была ли обеспечена конкуренция на торгах.
Например, мы встречали ситуации, когда клиенты начинают размещать закупочную процедуру в пятницу в 16 часов вечера, а закрывают ее в понедельник в 8 утра, таким образом пытаясь избежать конкуренции. Часто в одном извещении встречаются взаимоисключающие требования или хитрости с объемами поставки – когда декларируется, например, невагонная партия, а доставка ставится вагонами.
С помощью аналитики руководитель может оценить не только состоявшиеся сделки, но и отследить неэффективное размещение заказов еще до заключения контракта - увидеть какие барьеры были заложены в извещение.
Если же задача борьбы с недобросовестными исполнителями внутри компании не стоит, то она может использовать электронные торговые площадки для того, чтобы прощупать рынок, провести мониторинг цен, получить более выгодные предложения от новых поставщиков и в дальнейшем включить этих поставщиков в свой пул.
Таким образом, новые технологии одной стороны помогают выявлять недобросовестных менеджеров, а с другой – мотивируют закупщиков работать более эффективно. Развитие здоровой конкуренции среди поставщиков должно быть выгодно менеджерам компании на всех уровнях – от руководства до исполнителей. И как показывает практика, проведение конкурентных закупок в электронном виде – эффективная стратегия для компаний.
Габестро Сергей // генеральный директор торгового портала Fabrikant.ru
Фото: 5447691.ru
