Чтобы совещание прошло успешно, им прежде всего нужно действительно руководить
К сожалению, многие начальники забывают об этом и пускают процесс обсуждения на самотек.
Если совещание не будет иметь повестки дня, плана и четкой структуры, оно превратится в базар. Особенно если собравшимся нужно обсудить какой-то проблемный и злободневный вопрос.
План совещания руководитель должен продумать заранее. Прежде всего определитесь с целью совещания. Чего вы хотите — найти оптимальное решение вопроса или же донести информацию и убедить в правильности уже принятого решения?
Далее необходимо четко сформулировать тему предстоящего обсуждения. Постарайтесь сделать вопрос максимально конкретным и однозначным — это существенно упростит задачу участников дискуссии. Повестку должен сообщить сам руководитель в начале совещания. Также в самом начале беседы необходимо сообщить коллегам, сколько всего времени у вас есть на обсуждение и сколько минут вы готовы предоставить каждому из выступающих. Распределить время между говорящими нужно заранее исходя из запланированного количества участников.
Должен ли руководитель высказывать свою позицию в начале совещания — вопрос спорный. Здесь все зависит от того, с какой целью это совещание созывалось. Если задача состоит в том, чтобы донести до собравшихся те или иные нововведения или в чем-либо их убедить, то обозначить свою точку зрения, безусловно, нужно. Если же начальник ставит перед собой задачу найти в ходе совещания решение проблемы, то обозначенная им в начале беседы позиция может сбить присутствующих с толку и повлиять на дальнейший ход дискуссии.
Беда многих руководителей — в том, что они умудряются превращать каждое совещание в собственный монолог. Разумеется, это не способствует успеху мозгового штурма.
Однако не стоит впадать и в другую крайность. Начальник не может просто сидеть и молча слушать полемику своих подчиненных. Его задача — направлять беседу и корректировать ее по необходимости.
Необходимо следить за логикой дискуссии и за каждым выступлением в отдельности. Если человек начал повторяться, отклоняться от темы или просто не готов предоставить факты по существу, его можно вернуть к теме разговора либо вежливо и корректно прервать.
По окончании важного совещания стоит проинформировать о результатах его участников. Например, можно по электронной почте известить коллег о принятых решениях.
Анна Мухина, руководитель отдела карьерного консультирования
центра «Гуманитарные технологии»
Фото wordpress.com
