При выборе помещения в аренду для офиса необходимо обращать внимание на многие параметры: цена, класс и местоположение здания, наличие коммуникаций, юридическую чистоплотность сделки и др. И при этом обратить внимание на некоторые моменты, чтобы не совершить серьезную ошибку при принятии решения о будущем "месте дислокации".
Первый этап в процессе аренды офиса: общий анализ ситуации.
На этом этапе необходимо четко определиться, что именно вам необходимо. В принципе, выбор офиса зависит от возможностей компании и особенностей ее бизнеса. Поэтому нужно проанализировать предложения офисной недвижимости, сопоставить их с собственными ресурсами и принять решение, что вы будете искать.
Обратите внимание: если вы планируете снимать офис на срок более трех лет, то выгоднее купить, а не арендовать помещение. Конечно, не каждая компания может позволить себе инвестировать в покупку недвижимости такую большую сумму. Поэтому в таких случаях специалисты рекомендуют следующий вариант: офис покупается, а затем под него берется кредит в банке.
Если вы все-таки остановились на варианте аренды, то нужно определиться со следующими требованиями.
1. Класс офиса
Класс офиса зависит как от потребностей бизнеса, так и от возможностей владельцев. На сегодняшний день по Москве стоимость аренды офиса такова: класс "А" - $ 600-800 за кв.м., класс "В" - $ 450-600 за кв. м., класс "С" - $ 350-450 за кв. м". При этом, средняя арендная плата в Москве составляет $ 500-600 за кв. м с НДС.
Важно: хотя и существует общепринятая "буквенная" классификация офисов, немногие профессионалы способны четко разграничить этот сегмент рынка по классам в весьма специфических российских условиях. Большинство предложений на вторичном офисном рынке - помещения в бывших НИИ, административных и производственных зданиях советской поры. Поэтому, вопреки западной традиции, класс офиса у нас зачастую зависит не от уровня здания, а от качества ремонта, который произвели арендодатели. В результате, в одном и том же здании могут предлагаться и офисы класса "С", и более продвинутые - класса "В", а также помещения, которые вообще сложно отнести к какому-то классу.
Обратите внимание: если бизнес рассчитан на состоятельную публику, нужен офис с качественным набором услуг, таких как парковка, удобный подъезд, скоростные лифты и пр. А чем выше класс офиса, тем больше управляющая компания таких услуг предоставляет. Если уровень клиентов ниже, то переплачивать за аренду не имеет смысла.
2. Необходимые площади
Площадь офиса должна определяться исходя из количества сотрудников, которые будут в нем работать. Этот показатель следует просчитать заранее. И учесть, что теснота провоцирует психологическую напряженность на рабочих местах. Но и излишнее пространство нецелесообразно. Например, если в офисе площадью 200 кв.м. будут работать 5 человек, занятых в основном телефонными переговорами, то это бесполезная трата денег.
3. Местоположение офиса
Местоположение офиса также напрямую зависит от количества клиентов компании. Если бизнес связан с большим числом посетителей, офис должен быть расположен в центре, в месте с высокой проходимостью, на первом этаже с отдельным входом. Если нет и офис нужен для внутренних нужд - можно выбрать периферийный район города, не заострять внимание на проходимых улицах и бизнес-центрах.
Обратите внимание: выбирая район, необходимо учесть все издержки, которые могут быть связаны с его местоположением. Например, подсчитать, во сколько обойдется фирме доставка сотрудников на работу и с работы, если офис расположен в труднодоступном месте.
На втором этапе подбора офиса необходимо определиться, каким способом он будет снят: самостоятельно или с помощью посредников.
В первом случае вы сразу же столкнетесь с недостатком информации. Базы данных на различных сайтах в Интернете чаще всего содержат устаревшие или ложные сведения. То же самое касается и объявлений в газетах. В результате на поиск офиса можно потратить не один месяц. Поэтому большинство компаний все же предпочитает обращаться к риэлторам.
Во втором случае обратите внимание на два момента. Во-первых, не стоит иметь дело с фирмами, оказывающими так называемые "информационные услуги". Схема их работы проста: за определенную сумму вам предлагают список адресов и телефонов, по которым на поверку никто ничего не сдает. В ответ на возмущение клиента сотрудники фирмы разводят руками и предлагают купить обновленный список. Во-вторых, не рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые только сводят арендатора с арендодателем, не сопровождая переговоры и не отстаивая интересы клиента. Серьезные агентства-посредники не только подыскивают подходящий вариант, но и проверяют правоустанавливающие документы арендодателя, а также берут на себя обсуждение условий договора и регистрацию сделки.
Третий этап - заключение договора на аренду помещения.
Если вы все-таки сумели найти офис самостоятельно, то перед заключением договора специалисты советуют обратить внимание на следующие нюансы.
1. Установите, кому принадлежит помещение
При заключении договора необходимо убедиться в том, что помещение действительно принадлежит арендодателю, и он полномочен сдавать его в аренду. Подтверждением этого могут стать следующие документы: свидетельство Мосрегистрации и выписка из Единого Государственного реестра прав, а также техническая документация БТИ. Нередко собственники (преимущественно, промзоны) располагают свидетельством о праве пользования объектом недвижимости устаревшего образца (выданного до 1998 года). С таким свидетельством могут возникнуть проблемы в Мосрегистрации, поэтому стоит обратить на это особое внимание.
Важно: если помещение сдается в субаренду, необходимо уточнить, разрешено ли это арендатору: обычно такие вещи прописываются в договоре аренды.
Обратите внимание: представитель компании-арендодателя должен обладать полномочиями для заключения сделки. Если это директор фирмы, он может распоряжаться лишь 25% собственности компании. В любом случае, залогом добропорядочности арендодателя станет включение в пакет документов заверенной копии приказа о назначении представителя компании на должность директора, а в отдельных случаях также протокол собрания акционеров, на котором он был уполномочен заключать подобные сделки.
2. Изучите условия аренды
Не платите за коридоры. Определите, вносится ли арендная плата только за помещения (здания, сооружения, земельный участок под ними), которые фактически были переданы вам (арендатору) во временное пользование, или сюда включена плата за так называемые "места общего пользования" (холл, лестничная площадка и т.п.), дополнительные услуги (охрана, автостоянка и т.п.). Откажитесь от таких услуг, потребуйте пересмотра арендной платы и исключения платы за "места общего пользования".
3. Подсчитайте точные размеры помещения
Необходимо установить соответствие площади арендованных помещений (зданий, сооружений) той, что указана в технической документации БТИ. На практике встречаются случаи, когда в результате перепланировки фактическая площадь уменьшается. И арендодатель, пользуясь неактуальными техническими документами, завышает площадь переданных в аренду объектов. Часто такими "ляпами" грешат договоры сроком до одного года.
4. Учтите все расходы
Имейте в виду, что стоимость аренды офиса, которую вам назовут, - это отнюдь не все ваши грядущие расходы. Общепринятых норм насчет того, что включает в себя цена аренды, нет. Поэтому не торопитесь радоваться, что нашли очень дешевый офис. Для начала выясните, включает ли названная вам сумма как минимум следующие статьи расходов:
- эксплуатационные расходы, необходимые для поддержания помещения в рабочем и не опасном для жизни и здоровья людей состоянии;
- НДС (очень часто про эту "мелочь" арендодатели временно "забывают");
- коммунальные услуги;
- затраты на связь и Интернет;
- стоимость аренды определенного количества машиномест на парковке рядом с офисом (в крупных городах эта проблема становится все более актуальной).
Если данные статьи не включены, поинтересуйтесь, сколько придется за все это доплачивать.
5. Оговорите возможность изменения арендных ставок
В настоящее время арендодатель по закону не имеет права в одностороннем порядке повышать арендную плату (ранее, на протяжении ряда лет, повышение являлось нормой). Ст. 614 ГК РФ гласит: "Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год". Таким образом, возможность изменения арендной платы, но не чаще одного раза в год (здесь закон поставил четкие рамки), может быть указана в договоре аренды. Поэтому условия, при которых она изменяется, лучше предусмотреть сразу, например, колебание курса валют или изменение динамики рынка
Обратите внимание: если в договоре сама возможность изменения арендной платы не описана, арендодатель вообще не вправе повышать стоимость аренды в течение всего срока договора, который может быть заключен на три, пять десять и более лет. Арендная плата, указанная в договоре, который не содержит условие о самой возможности ее пересмотра, может меняться только по взаимному согласию арендатора и собственника, т.е., как указано в законе, "по соглашению сторон".
А в заключение хочется отметить, что если найти варианты и определиться с помещением для будущего офиса хоть и сложно, но вполне можно самостоятельно, то вот на этапе заключения договора лучше воспользоваться услугами опытного юриста. Уж больно много в этом деле подводных камней, рассказать о которых в рамках данной статьи невозможно.
Фото: Metrinfo.Ru
