Сегодня многие офисы предлагаются по ставкам с хорошей скидкой, и компании-арендаторы охотно принимают такие предложения. Специалисты утверждают, что 30-40%-я разница в стоимости становится для средней фирмы серьезным поводом сменить помещение. Такая экономия окупит и штраф по договору с прежним хозяином, и затраты на переезд. Только вот как выбрать мувинговую компанию и грамотно организовать процесс, знают не все.
Сто лет на рынке!
Поиск профессиональной организации, которая поможет с переездом – дело не такое простое, как кажется на первый взгляд. На современном рынке представлено несколько типов компаний. Первые занимаются грузоперевозками на дальние расстояния и как побочный бизнес предлагают переезды. Такие фирмы берутся только за большой объем работы и выставляют довольно высокие цены. Кроме того, зачастую они не имеют необходимого упаковочного материала и предоставляют лишь грузчиков и транспорт. Компании второго типа – непосредственно мувинговые, специализирующимся на данном виде деятельности. Также на рынке присутствует несметное количество полупрофессиональных игроков – небольших учреждений с ограниченным количеством машин и сотрудников. Последние предлагают такие же цены, как профессионалы, но в действительности требуют большого количества доплат: за сборку, разборку, упаковку, распаковку, проносы, подъем на этаж – в общем, любое движение. Да и упаковочный материал у них зачастую в три раза дороже. При этом ждать от них высокого качества услуг не приходится. Убирать мусор и вывозить упаковочный материал вам, скорее всего, тоже придется самостоятельно. За сохранность и целостность вещей они несут очень ограниченную ответственность, и взыскать с них за порчу имущества оказывается очень трудно. Кроме того, для перевозки большого офиса у них нет ресурсов. Как правило, такие перевозчики предлагают исключительно почасовую оплату, запрашивая 300-350 руб. в час. Если клиент планирует оплачивать переезд по безналичному расчету, он должен быть готов к тому, что итоговая стоимость услуг окажется выше на 18%.
Что почем
Оптимальный вариант для офиса любого размера — обратиться к профессиональным муверам. «Прибегая к услугам специализированной фирмы, клиент страхует себя от потери документов, порчи техники и мебели, а также экономит время, – уверяет Константин Ковалев, управляющий партнер компании Blackwood. — Стоит напомнить, что переезжать лучше в выходные. Кроме того, необходимо заранее провести инвентаризацию всего имущества. Предварительное планирование переезда и грамотный подход в его реализации позволит не прерывать важные бизнес-процессы».
Профессионалы предлагают оплату как почасовую (она подходит для небольших компаний с малочисленным штатом), так и за объем. 1 куб. м перевозимого имущества в среднем стоит от 540 до 750 руб., включая НДС. Объем одного рабочего места составляет примерно 3 куб. м. Однако кабинеты руководителей, АХО, приемная, кухня-столовая, архив и серверная занимают гораздо больше места. Как правило, они рассчитываются отдельно и увеличивают сумму в 1,3-2 раза. Чем больше офис, тем меньше будет этот коэффициент. По словам Татьяны Громак, директора по маркетингу мувинговой компании, перевозка одного рабочего места обойдется в среднем от 3 до 5 тыс. руб. «Оценщик обращает внимание на этаж, наличие лифта, ширину коридоров, качество мебели – все это влияет на формирование окончательной стоимости. Оплата может производиться наличным или безналичным расчетом — на цене это не отражается», — добавляет эксперт.
При больших объемах иногда требуется внести предоплату в размере 30-50% от общей стоимости переезда. Можно сократить расходы примерно на 10%, если паковать и разбирать вещи собственными силами — многие перевозчики предусматривают и такой вариант. В подобных случаях они заранее привозят упаковочный материал и дают необходимые указания.
Пошаговая инструкция
В мувинговую компанию нужно обращаться минимум за две недели до даты переезда. Сначала ее менеджер приезжает в офис к заказчику. Все перевозимые предметы переписываются, определяется их объем и называется сумма (она является окончательной и увеличению не подлежит). В комплексную услугу «переезд под ключ» входят выезд на место специалиста, разборка и демонтаж оборудования, упаковка, маркировка и составление списка вещей, погрузка, транспортировка, расстановка предметов, вывоз упаковки.
Профессиональные муверы обязательно попросят клиента предоставить им план рабочих мест в новом офисе, соотнесенный с расположением розеток, телефонных линий и пр. Это нужно для того, чтобы быстро расставить мебель по местам. Кроме того, будет составлен план переезда, позволяющий сделать все с учетом рабочего графика клиента. Большинство компаний предпочитают переезжать в выходные. Что особенно важно, мувинговая фирма несет перед клиентом ответственность в случае утери или порчи перевозимого имущества. Но особо ценные предметы, например картины или антиквариат, обязательно нужно застраховать.
Коробки с личными вещами сотрудников непременно должны быть подписаны (ФИО, номер комнаты или наименование подразделения). За несколько дней до переезда специалисты начнут демонтаж мебели и техники, что сокращает объем и значительно облегчает переноску. Каждая деталь отдельно упаковывается и маркируется. Перевозчик берет на себя ответственность также и за то, что мебель будет собрана на новом месте. Причем все углы, дверные проемы, пол перед установкой мебели будут защищены специальным материалом, чтобы не повредить свежий ремонт.
Дополнительные опции
Сегодня многие компании сокращают как численность персонала, так и затраты на аренду, в связи с чем переезжают на меньшие площади. Но куда же девать оставшуюся мебель и технику? «В этих случаях мы рекомендуем воспользоваться услугой ответственного хранения, — говорит Т. Громак. – Лишние вещи можно сдать на склад до лучших времен, но если фирма хочет от них избавиться, мы поможем их продать. Известно, что значительное место в офисе занимают архивные документы. В этом случае также есть смысл воспользоваться складскими услугами. Плата за ответственное хранение документов значительно ниже, чем аренда дополнительных площадей: 25 руб. за куб. м в сутки».
В качестве еще одной дополнительной услуги предлагается помощь в обустройстве на следующий день после переезда. Часто бывает, что сотрудникам надо что-то передвинуть или переставить. Если распаковка вещей откладывается на время, нужно сообщить об этом менеджеру мувинговой компании, и ее сотрудники сделают это в назначенный день, а затем уберут весь образовавшийся мусор.
Как видим, не так страшен черт, как его малюют. Если подойти к процессу переезда разумно и обстоятельно, многих ошибок можно избежать. Желаем приятного новоселья!
Источник фото: www.baltictile.ru
