Современный офисный рынок, как и любой сегмент коммерческой недвижимости, эволюционирует с каждым годом. Появляются новые форматы, стандарты, технологии, обеспечивающие совершенно иной уровень работы, на порядок выше, чем несколько лет назад. Главное, растут запросы и самих арендаторов, которые устали от стандартных фанерных перегородок и хотят для себя всё самое лучшее. Совместить все передовые веяния на рынке вместе с ожиданиями голодных до инноваций девелоперов пытается новый формат «гибких» офисов.
Европейский формат в русских реалиях
В Европе «гибкие» офисы уже дано востребованы. Однако в России данный формат только начинает развиваться, и встает вопрос, что под ним подразумевает русский бизнес. Павел Якимчук, руководитель подразделения внутренней отделки помещений CBRE, говорит о том, что Россия, к сожалению, отстает в данном вопросе от Европы и США примерно на 10 лет, да и само понятие «гибкий офис», или flex office, у нас пока не определено. «Откровенно, мало кто еще знает и понимает, что это такое. На самом деле понятие flex office, в первую очередь, говорит о необходимости рабочей среды подстраиваться под современный образ жизни и современные подходы к работе. Всего каких-то десять лет назад мобильные телефоны были большой редкостью, сейчас без них невозможно представить себе жизнь обычного человека. Информационные технологии существенно меняют образ жизни человека и, соответственно, то, как человек работает. Именно в этом и заключается «гибкость» офиса» - заключил эксперт.
Ирина Неврова, директор отдела корпоративных услуг Cushman & Wakefield указывает на то, что прежде всего компании, в основном, говорят о классическом «shared desks» для части сотрудников (до 30%). Однако это не совсем корректно, так как «гибкий» офис - это абсолютно новая концепция, которая подразумевает полный отказ от фиксированных рабочих мест и использование офисных зон для выполнения определенных задач и функций.
По мнению Анны Шепелевой, заместителя директора по исследованиям и аналитике Knight Frank, понятие «гибкий офис» можно рассмотреть с нескольких сторон. Во-первых, офис может быть «гибким» с организационной точки зрения: сотруднику не выделяется конкретное место в офисном пространстве, он может выбрать любой свободный стол. Hot-desks и shared desks удобны для компаний, сотрудники которых работают по гибкому графику, и позволяют экономить офисное пространство. При организации современных офисных пространств также учитывается необходимость т.н. focus-rooms – кабинетов для работы, требующей тишины; а также отдельные небольшие кабинки для телефонных переговоров и стандартные переговорные комнаты для встреч и совещаний.
Во-вторых, понятие «гибкий офис» может подразумевать наличие специальной мебели. Уже сейчас на российском рынке предлагаются решения по организации гибкого пространства: специальные столы, короба для проводов, модули подключения к электросетям и прочее. Устройство такого офиса может обойтись дороже, но, в конечном итоге, сэкономить количество рабочих мест и, следовательно, сократить величину арендной платы.
Сегодня, в условиях неопределенности в мировой экономике, корпорации в Европе, Азиатско-Тихоокеанском регионе и Северной Америке в большей степени ориентируются на хорошее соотношение цены и качества офисной недвижимости, чем на высокую степень комфорта. Компании меняют требования к офисному пространству, чтобы сделать его более эффективным путем сокращения площади рабочего места сотрудников, а также поощряют возможность работать из дома. В 2013 г. в мировой экономике ожидается скромный рост: по прогнозам МВФ он составит 3,3%. Таким образом, компании стремятся избежать дополнительных расходов и готовы рассматривать различные альтернативы: уплотнение рабочего пространства, консолидацию рабочих мест в одном офисе. В такой ситуации формат «гибкого офиса» становится актуальным. А по данным исследования, проведенного CoreNet Global, степень удовлетворенности сотрудника работой на 25% зависит от среды, в которой ему приходится трудиться.
Финансовый вопрос
Однако данный вариант не ограничивается только удобством сотрудников, «гибкий» офис помогает компании сократить финансовые расходы, что для многих является основной причиной для выбора того или иного формата офисного пространства.
Екатерина Быкова, старший консультант отдела по работе с корпоративными клиентами, Jones Lang LaSalle, указывет на то, что к неочевидным на первый взгляд плюсам относится повышение эффективности сотрудников, так как гибкий офис поддерживает именно тот стиль работы, который наилучшим образом отвечает потребностям каждого работника. «К примеру, если сотрудник большую часть работы проводит в командной работе с различными отделами, то в «гибком» офисе у него появится возможность группироваться с коллегами из других департаментов в зависимости от конкретных задач, стоящих сейчас перед ним. Такой принцип приветствуется в международных компаниях, ведь позволяет обмениваться внутри коллектива опытом и ноу-хау, а сотрудники, в свою очередь, получают возможность более гибко выстраивать свой график. Однако существуют и минусы: при такой организации работы начальнику сложно контролировать и оценивать эффективность подчиненных. Помимо этого необходимо понимать, что переход на подобный режим работы потребует времени на адаптацию» - отметила Екатерина Быкова.
По мнению Павла Якимчука, плюсов огромное количество, причем эти плюсы сильно зависят от потребностей копании, которая реализовывает данный проект. По сути, компания сама для себя решает, что она хочет достичь, пойдя по пути flex office.
Вот основные и наиболее общие преимущества:
• Экономия. Современная экономическая ситуация, практически перед всеми компаниями ставит вопрос экономии. Концепция flex office позволяет как минимум экономить занимаемые площади, причем это может достигаться различными способами – не только отсутствием фиксированных рабочих мест (share desking) но и просто более грамотной организацией всего пространства офиса. Простой пример: для многих компаний можно отказаться от части переговорных, заменив их правильно спланированными кофе-поинтами. В результате данная зона офиса выполняет одновременно 2-е функции (зона для общения сотрудников и место отдыха/приема пищи). Конечно нельзя полностью заменить все переговорные, но для крупного офиса заменив 2-е средние по размеру переговорные можно сэкономить от 50 до 100 кв.м.
• Улучшение рабочей среды. В данном случае особенно нужно отметить, что данное преимущество не обязательно идет в разрез со стремлением к экономичности. Если компания решает перейти на нефиксированные рабочие места, это может позволить сэкономить до 10%-20% условных метров офисного пространства. Но часть «сэкономленных метров» могут быть использованы для размещения зон, которые улучшат рабочую среду, например зоны отдыха и неформального общения и т.п. Это очень нравится людям.
• Улучшение коммуникаций в компаниях. Исследования наших коллег в Европе показывает, что компании которые переходят на концепцию flex office начинают лучше коммуницировать внутри себя. Связанно это с тем, что сотрудники, переставая быть привязанными к определенному рабочему месту, становятся более доступны для общения с коллегами из других отелов, люди «разрывают» привычные границы своего общения. Не секрет, что в крупных компаниях сотрудники работающие на разных этажах могут не встречаться в течение нескольких лет в прямом смысле. Flex office позволяет изменить это.
• Имидж. Компании, которые реализовали у себя flex concept, всегда с гордостью могут пригласить к себе гостей. Причем положительный эффект возникает не только по отношению к клиентам, но и по отношению к нанимаемым сотрудникам. Люди хотят работать в таких офисах.
Трудности перевода
Однако при выборе формата «гибкого» офиса не стоит забывать, что будущая экономия сопрягается с расходами при перепланировки помещения, покупки специальной мебели и организации новой инфраструктуры.
Так, Екатерина Быкова, говорит о том, что необходимо понимать, что переделка, перепланировка помещений, новая расстановка мест, потребует дополнительных затрат, которые в зависимости от текущего состояния офиса и объема работ могут вылиться в довольно крупную сумму. «Также потребуются инвестиции в техническое обеспечение – обеспечение сотрудников лэптопами, организацию доступа к удаленным серверам, возможно – оплату домашнего интернета. Помимо этого в «гибком» офисе должен быть так называемый «консьерж», который поможет компании адаптироваться к новой системе работы, будет контролировать навигацию в офисе, следить за чистотой и порядком и т.п» - заключил эксперт.
Чепрукова Наталья, генеральный директор Delta estate, отметила, что затраты, конечно, снижаются, но ощутимо только в достаточно крупных компаниях, т.к. в «гибком» офисе все равно должны находиться свободные столы, комнаты для индивидуальной и групповой работы, комнаты отдыха или просто тихие места, ведь сотруднику, у которого нет постоянного места, оно все же может понадобиться, и он может его заранее зарезервировать. Такие рабочие места для быстрой или кратковременной работы не занимают много места, но обязательно должны иметь выход в интернет и телефон.
С учётом того, что формат «гибкого» офиса достаточно новый для России, многие компании предпочитают реализовывать его не полностью, а заимствовать только некоторые элементы, например, создавая зоны неформальной коммуникации, вводя больший коэффициент shareddesks в «опен-спейс».
По мнению Ирины Невровой, основная причина данной тенденции то, что «гибкий» офис – это полностью новая система управления компанией, которая в первую очередь требует усилий от руководства и менеджмента компаний. Поэтому любой проект по гибкому офису должен обязательно сопровождаться программой работы с управляющим звеном с предварительным анализом активности персонала.
В итоге встаёт вопрос, будет ли данный формат в России всё-таки востребован, или русские девелоперы выберут для себя более привычную форму развития, которая пусть и не инновационная, но уже устоявшаяся.
Екатерина Быкова считает что, российские компании пока по понятным причинам не готовы переходить на «гибкие» офисы – в том числе в силу менталитета и невозможности контролировать сотрудников. «В настоящий момент российские компании тех сфер бизнеса, где конкуренция за кадры очень велика, более склонны к организации расширенных мест отдыха – к примеру, фитнес-залов, мест для неформальных встреч, игровых комнат, которые позволят работникам немного отвлечься, но не к отказу от фиксированных рабочих мест. Думаю, что в ближайшей перспективе формат «гибких» офисов в классическом понимании среди российских арендаторов востребован не будет, возможно, за редкими исключениями», - резюмировала Екатерина Быкова.
Лидия Александрова, директор отдела корпоративных услуг CBRE, указывает на множество плюсов данного формата, которые всё же привлекут компанию на сторону «гибких» офисов. «Базируясь на тренде оптимизации, компании начинают все чаще задумываться и анализировать процент нахождения своих сотрудников непосредственно в офисе на рабочем месте. Вычитаются командировки, отпуска, принимается во внимание специфика работы на определенных должностях: сотрудники могут работать из дома, из машины, из кафе – и этому способствует активное развитие информационных технологий. В результате, в один день компания может обнаружить, что свыше 50% сотрудников отсутствуют на своих рабочих местах. Поэтому вместо того, чтобы расширять офис и покупать дорогие столичные метры, компания посредством flex office организует рабочее пространство таким образом, что может наоборот даже достичь экономии», - прокомментировал эксперт.
Эвелина Ишметова, вице-президент по консалтингу GVA Sawyer, партнер, уверена, что будущее у этого формата есть, особенно если приходящие в Россию иностранные компании покажут эффективность новой формы организации пространства локальным игрокам. Тут важно показать, что нельзя скупиться на создание общественных пространств, которые придут на смену индивидуальным уголкам, так привычным в России.
В итоге, окажется ли данный формат популярен в России, сложно прогнозировать. К сожалению, пока большинство девелоперов не готовы ждать долгой прибыли даже от собственных офисов, особенно, если это потребует немалых вложений.
