Безопасность объектов коммерческой собственности - тема, актуальная как для собственников, так и для арендаторов бизнес-центров и объектов торговой недвижимости. Специалисты "Бекара" делятся наработанным опытом в области организации контрольно-пропускного режима на объекте.
Взаимодействие с техническими службами
"Контрольно-пропускная служба должна проводить профилактику возможных внештатных ситуаций на объекте и по возможности предотвращать их, - утверждает руководитель службы администраторов УК "Бекар" Андрей Семенов. - Также в задачи службы входит оперативная ликвидация последствий пожаров, стихийных бедствий и аварий тепло- и водоснабжения, вентиляции, канализации, электроснабжения и др. Для оперативных действий в этих внештатных ситуациях нужно наладить тесное взаимодействие технических служб и контрольно-пропускного подразделения".
Как это сделать? Специалисты УК "Бекар" предлагают подготовить необходимые инструкции для работы контрольно-пропускной службы и для технических подразделений при возникновении внештатной ситуации. Кроме того, желательно организовать круглосуточное дежурство сантехников и электриков, что в случае аварии они могли в любое время дня и ночи подъехать на объект и ликвидировать аварийную ситуацию. Лучше всего не скупиться на обеспечение технического персонала мобильной связью - в подобных случаях наличие мобильного телефона бывает просто необходимо. Также при, например, штормовом предупреждении (а для Петербурга это не редкость) надо обеспечить совместные обходы сотрудников технических служб и администраторов объектов. Те же самые действия нужно предпринять при объявлении грозы, наводнения и других стихийных бедствий.
"В октябре 2004 года на одном из объектов УК "Бекар" в помещении, занимаемом одним из администраторов, начался пожар, - рассказывает Андрей Семенов. - Если бы не слаженные действия администратора УК "Бекар" и дежурного сантехника, последствия были бы более серьезными. Сотрудники залили помещение гидрантом. Пожарные, когда окончательно локализовали очаг возгорания, не удержались от похвалы в адрес работников".
Взаимодействие с клининговой службой
Не менее важно для контрольно-пропускной службы постоянное сотрудничество с клининговой службой. Для того, чтобы оптимизировать взаимодействие этих структур, УК "Бекар" обеспечивает ведение так называемой "Рабочей книги" на посту администратора. В ней отражаются все выявленные в течение суток недостатки на объекте - сломанный замок, неработающий лифт и т.д. Недостатки могут отражаться любыми должностными лицами - руководством, сотрудниками службы, арендаторами и т.д. Кроме того, немаловажно, чтобы на объекте проходил ежемесячный осмотр с участием службы клининга, администраторов, технических служб и т.д. Также на посту администратора необходимо организовать прием заявок от арендаторов на необходимый текущий ремонт в их офисах, и контролировать их исполнение.
Такая система взаимодействия позволила однажды оперативно решить проблемы с протечкой в отсутствие арендаторов. Сначала сотрудники службы провели необходимые работы, а затем был выставлен счет арендатору.
Взаимодействие с блоком управления
Напомним, что за каждым объектом, находящимся в управлении, закреплен его управляющий. Контрольно-пропускная служба также обязана взаимодействовать с управляющим. Необходимы подготовка и внедрение контрольно-пропускного, внутриобъектового и противопожарного режима в бизнес-центре и на автостоянках. Управляющий и служба совместно должны контролировать процесс заезда/выезда арендаторов из здания, а также следить за поддержанием необходимого уровня порядка и сервиса на объекте недвижимости (в частности, постоянно фиксировать в "Рабочей книге" на посту администраторов выявленные недостатки).
Самый лучший способ взаимодействия, по словам Андрея Семенова, - это прямое подчинение работающих на посту администраторов начальнику контрольно-пропускной службы, и одновременно оперативное подчинение управляющему. Например, администратор вправе указать клиниговой службе о наличии загрязнения или о других неполадках, которые эта служба обязана устранить.
Взаимодействие с арендаторами
Как правило, все возникающие вопросы с арендаторами, решает управляющий объектом. Исключения составляют случаи, когда контрольно-пропускная служба может напрямую оказать помощь арендаторам, используя имеющиеся у нее арсенал технических средств охраны. Необходимость может возникнуть, при обнаружении факта воровства в БЦ, а также для удаления с объекта нежелательного посетителя, или в случае ДТП на автостоянке центра. Кроме того, взаимодействие с арендаторами возникает, когда последние оставляют заявки в "Рабочей книге".
В качестве примера специалисты "Бекара" вспоминают историю об арендаторах, которые при выезде из бизнес-центра пожелали вывезти с собой ? дверь. Как известно, это конструктивный элемент здания, который без разрешения управляющего вывозить нельзя. На посту администратора арендаторы были оставлены, пока проблему не разрешил управляющий БЦ. Вообще, при въезде и выезде арендаторов на посту всегда должен лежать список вывозимых вещей за подписью управляющего. Все, что туда не входит, выносить запрещено.
Взаимодействие с правоохранительными органами и МЧС
Основная цель этого взаимодействия - предотвратить возможные правонарушения на объекте, а также обеспечить согласованнее действия при ликвидации происшествия, задержании правонарушителей и т.д. Как правило, все действия службы, определяющие алгоритм оповещения и совместных действий с МЧС и правоохранительными органами в чрезвычайной ситуации. Кроме того, ежегодно служба участвует в совместных с проверках объекта с органом вневедомственной охраны и раз в полгода - с противопожарной службой МЧС.
По опыту специалистов "Бекара" грамотные совместные действия не раз выручали арендаторов и гостей в бизнес-центра. В практике "Бекара" был случай, когда посетитель одного из арендаторов, попав на территорию здания, прихватил из офиса некоторые ценные вещи. Благодаря взаимодействию администратора и вневедомственной охраны вора удалось вычислить и объявить в розыск.
