Офисный переезд сегодня зачастую происходит с целью экономии на арендных платежах, но грамотный менеджер умеет найти выгоду и в самом процессе перевозки. Проще говоря, если соблюсти несколько нехитрых, но важных правил офисного переезда, можно сократить и сроки переезда, и его себестоимость.
Только по схеме!
Если решение о переезде окончательно принято, то прежде всего необходимо разбить переезд на несколько составных частей, а именно: упаковку и маркировку вещей; непосредственно этап перевозки и доставки в новое помещение; распаковку, размещение и адаптацию, а также уборку и вывоз мусора. Желательно, чтобы эти этапы проводились в разные дни, хотя бы по одному на каждый. Если переезд крупномасштабный и перевозка осуществляется частями, то второй этап лучше увеличить на соответствующее количество дней.
Более разумно задействовать свой персонал на первой и последней стадиях. А непосредственно при осуществлении перевозки привлекать своих людей стоит по минимуму: по одному ответственному сотруднику от каждого перевозимого подразделения плюс один ответственный за переезд целиком. Поскольку переезд рекомендуется проводить в выходные дни (если выбран уже работающий бизнес-центр, то в рабочее время может быть невозможно использование лифтов), то такая схема позволит избежать ненужной переплаты за их сверхурочную работу и не создаст во время переезда ненужной толчеи.
Упаковка без напряженки
Чем больше компания и чем значительнее объем перевозимого имущества, тем важнее правильно организовать упаковку и маркировку вещей. Любые ошибки лишь затягивают процесс переезда.
Практически все перевозчики предоставляют для перевозки свои коробки, причем почти всегда их количество оказывается меньше необходимого. Как правило, это вызвано тем, что количество коробок не связано с ценой, которую перевозчик запрашивает за свои услуги. При этом коробки часто остаются в собственности перевозчика, и многие из них при перевозке приходят в негодность. Перевозчик же стремится сократить собственные затраты, поэтому часто выдает упаковочный материал по минимуму. Однако нехватка коробок обычно всегда обнаруживается в самый последний момент, и их приходится в спешном порядке где-то искать или даже покупать. Проще всего предупредить такую ситуацию: после выбора перевозчика и установления окончательной цены за переезд необходимо увеличить количество предоставляемых им коробок как минимум на 25% от предлагаемого.
Кроме того, упаковку вещей и оборудования лучше всего проводить силами разных людей, а именно: упаковку документации, личных вещей, мелкого офисного оборудования должны осуществить сами сотрудники. А упаковка мебели и крупного офисного оборудования должна осуществляться перевозчиком, так как он несет ответственность за состояние дорогих и крупных вещей. Если же такие предметы упакует сам клиент, то в случае повреждения перевозчик попытается избежать ответственности.
Рисуем маркерами
Под маркировкой подразумевается разметка рабочих мест. Самое главное – маркировку рабочих мест (а именно мебели) необходимо начинать с нового места, а не со старого. При этом многие маркируют рабочее место фамилией сотрудника, который будет на нем работать (предполагая, что все вещи, маркированные той же фамилией, будут перенесены и помещены на указанное место, то есть что грузчик будет осуществлять поиск самостоятельно, основываясь на некоем плане). Это ошибка, причем даже не зависящая от того, что в старом и новом месте сотрудники могут быть размещены по-разному.
Необходимо маркировать рабочие места только порядковыми номерами, при этом нумерация должна быть сквозной, лучше всего начиная с левого ряда, то есть при входе в помещение первое рабочее место слева будет промаркировано №1 и так далее. После того как нумерация завершена, необходимо довести до сведения каждого из сотрудников номер его рабочего места. Этим номером сотрудники самостоятельно маркируют все перевозимые вещи, начиная от ящиков и коробок и заканчивая мелкими пакетами и пакуемым отдельно офисным оборудованием. Такая схема позволит подойти к планированию переезда более технологично, процесс отгрузки коробок при отъезде и поиск рабочего места в новом офисе будут максимально упрощены.
Вышеприведенные рекомендации относятся к той ситуации, когда мебель на новое место закупается и устанавливается до переезда. Если же мебель перевозится, то она должна перевозиться и собираться в первую очередь. Нумерация также должна быть сквозной, но она должна наноситься в соответствии с планом расстановки мебели, который необходимо подготовить заранее.
Договор перевозки: анализируйте это!
В связи с тем, что на рынке представлено достаточно много перевозчиков, стоимость подобных услуг может различаться очень сильно. Поэтому тендер проводить необходимо, также и потому, что ввиду острой конкуренции финальное предложение победителя может быть значительно более выгодным для клиента, чем начальное.
Однако при этом более грамотно заключать отдельные договора (не обязательно даже с одной и той же компанией) на перевозку серверов и компьютерного оборудования, а также их подключение. Если этого не предусмотреть, потом могут возникнуть проблемы с запуском оборудования из-за неправильных условий перевозки (излишняя тряска и пр.), но при отсутствии видимых повреждений клиенту это бывает трудно доказать.
В договоре с перевозчиком также необходимо предусмотреть следующие пункты.
Обязательно должна быть указана ответственность перевозчика за возможный материальный ущерб. Также при перевозке дорогостоящего оборудования ответственность перевозчика должна быть обязательно застрахована (доказательство чего он должен представить).
Очень важным является закрепленное в договоре условие о наличии не только определенного количества грузчиков, выделяемых под проект переезда, но и наличие двух (а не одного) бригадиров. Это нужно для того, чтобы избежать ситуации, когда команда, работающая на погрузке (притом что бригадир уже работает на месте разгрузки), устает и снижает темп, а также начинает проявлять самостоятельность в расстановке приоритетов работы. Очень важно, чтобы на месте и погрузки, и разгрузки руководство работами осуществлялось постоянно и клиенту не нужно было руководить грузчиками самостоятельно.
В договоре должно быть отмечено, что перевозчик не только осуществляет перевозку и расстановку мебели, оборудования и коробок, но и предоставляет своих людей в распоряжение клиента на весь последний день для внутренних перестановок. В связи с тем, что теория расстановки мебели, оборудования и рассадки никогда полностью не совпадает с практикой, в процессе размещения возникает необходимость поменять определенные планировочные решения. Перевозчик не должен брать за это дополнительных денег.
Перевозчик должен также нести ответственность за вынос всего мусора, который образуется в процессе переезда. Понятие мусора не должно быть специфицировано – тогда под него подпадет и разобранная ненужная мебель, и упаковочная бумага, и даже использованные лампы.
Желательно добиться того, чтобы клиент не нес ответственность за сохранность коробок и прочих упаковочных материалов, большое количество которых при перевозке может быть повреждено. Но даже если все рекомендации будут выполнены, все равно объем работ по устройству на новом месте может превзойти планируемый (необходимо размещать на стенах и дверях дополнительную навигационную информацию, рекламу, картины и пр.), собирать либо переставлять мебель и пр. На эти работы желательно нанять отдельную команду разнорабочих (управление которыми будет также передано руководителю переезда), примерно четыре человека из расчета на один этаж площадью в 1000 кв. м.
Фото: Fotobank.ru/gettyimages
